Ủy nhiệm chi là gì? Mẫu UNC và quy trình thanh toán

Ủy nhiệm chi với mục đích là để người thực hiện lập giấy ủy nhiệm chi theo mẫu của ngân hàng, dựa vào đó ngân hàng sẽ trích đúng số tiền cần chuyển từ tài khoản của họ cho người thụ hưởng.

Ủy nhiệm chi là gì?

Uỷ nhiệm chi (UNC) là một phương thức thanh toán, trong đó người dùng sẽ lập một lệnh thanh toán theo mẫu có sẵn từ phía đơn vị cung cấp dịch vụ như ngân hàng, rồi gửi lệnh này về đơn vị đó để yêu cầu họ thanh toán cho người thụ hưởng bằng số tiền đang có trong tài khoản.

Hiểu một cách đơn giản, uỷ nhiệm chi là một loại chứng từ giao dịch mà người thanh toán muốn lập ra nhằm uỷ quyền cho bên đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện thanh toán một khoản tiền cụ thể cho người được hưởng. UNC chỉ có hiệu lực khi được chính người thanh toán lập lệnh và ký kết.

Ủy nhiệm chi dùng để làm gì?

Ủy nhiệm chi là một công cụ quản lý tài chính được sử dụng để giải quyết nhu cầu chuyển tiền nhanh chóng và an toàn. Khi ủy thác một số tiền lớn cho ngân hàng, điều này tránh được rất nhiều rủi ro và sai sót. Ủy nhiệm chi có chức năng dùng để:

• Thanh toán: Số tiền của người gửi được chuyển trực tiếp vào tài khoản người thụ hưởng một cách an toàn.
• Chuyển tiền: Số tiền này được chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng cùng một hệ thống ngân hàng. Trường hợp khác ngân hàng, việc chuyển khoản sẽ thông qua tài khoản chuyển tiền phải trả.

Ủy nhiệm chi yêu cầu người trả phải có đủ số dư để thanh toán cho người hưởng. Người trả tiền cũng cần trả một khoản phí nhỏ cho đơn vị cung cấp dịch vụ như ngân hàng, tín dụng khi thực hiện việc ủy nhiệm chi.

Các loại ủy nhiệm chi (UNC)

Tùy vào tính thuận tiện cũng như nhu cầu của khách hàng, có 2 loại ủy nhiệm chi được sử dụng, bao gồm UNC online và UNC trực tiếp tại quầy giao dịch.

Ủy nhiệm chi online

Mẫu ủy nhiệm chi online được in sau khi tải về từ website của bên cung cấp dịch vụ. Khách hàng vào trang web rồi điền theo mẫu có sẵn, sau đó thực hiện thao tác in xuống rồi mang tới ngân hàng giao dịch.

Ủy nhiệm chi tại quầy giao dịch

Tuy không thuận tiện và nhanh gọn như ủy nhiệm chi online, những người cảm thấy rắc rối về những thao tác kỹ thuật thì có thể chọn ủy nhiệm chi trực tiếp tại quầy giao dịch, ra ngân hàng rồi lấy mẫu giấy ủy nhiệm chi, điền đầy đủ thông tin. Nếu là những khách hàng thường xuyên giao dịch, có thể sử dụng 1 cuốn UNC để điền trước thông tin, tiết kiệm một khoảng thời gian giao dịch.

Ưu nhược điểm khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi

Ưu điểm

• Thanh toán ủy nhiệm chi giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các bên liên quan. Người gửi chỉ cần chuyển tiền tới ngân hàng hoặc tổ chức tài chính và thông báo cho người nhận biết. Ngân hàng hoặc tổ chức tài chính sẽ tiến hành thanh toán và thông báo kết quả cho người nhận

• Bên trả có thể hoàn toàn ủy thác cho bên cung cấp dịch vụ để thanh toán trực tiếp cho người thụ hưởng

• Quá trình thanh toán này diễn ra an toàn và có ít sai sót xảy ra

• Qua việc lưu giữ các giấy tờ và thông tin liên quan, cả người gửi và người nhận đều có thể dễ dàng truy xuất thông tin về giao dịch và tính minh bạch của thanh toán đã được thực hiện.

Nhược điểm

• Quá trình xác nhận và xử lý thanh toán ủy nhiệm chi có thể mất thời gian, đặc biệt khi có sự phức tạp trong giao dịch hoặc vấn đề liên quan, chẳng hạn như tài khoản thanh toán của người trả tiền không có đủ số tiền

• Người thực hiện thanh toán phải chi trả một khoản phí nhỏ cho bên ngân hàng thương mại để thực hiện giao dịch

• Việc sử dụng thanh toán ủy nhiệm chi yêu cầu sự tin cậy và trách nhiệm của đối tác thanh toán, như ngân hàng hoặc tổ chức tài chính. Nếu đối tác không đảm bảo hoặc xảy ra sự cố, việc thanh toán có thể bị chậm trễ hoặc gặp khó khăn.

Nội dung cụ thể của giấy ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi được xem là hợp lệ nếu như có đầy đủ nội dung theo quy định tại Khoản 2 của Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

• Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi, số seri;

• Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản người trả tiền;

• Tên, địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền;

• Họ tên, địa chỉ và số hiệu tài khoản của người thụ hưởng;

• Tên, địa chỉ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng;

• Số tiền thanh toán bằng chữ và số;

• Nơi và ngày tháng lập ủy nhiệm chi;

• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền;

• Các yếu tố khác có liên quan do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán quy định theo đúng pháp luật.

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Căn cứ theo thủ tục của ngân hàng và quy định tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN, quy trình thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi cần bao gồm đầy đủ các bước sau:

• Bước 1: Bên trả tiền lập giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng – nơi mở tài khoản thanh toán để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng

• Bước 2: Khi nhận được giấy ủy nhiệm chi, ngân hàng cần kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Đồng thời kiểm tra số dư tài khoản người thanh toán có cao hơn số tiền ghi trên giấy ủy nhiệm cho không. Nếu không hợp lệ, ngân hàng cần yêu cầu người thanh toán chỉnh sửa, thêm tiền vào tài khoản, nếu không có thể từ chối giao dịch

• Bước 3: Ngân hàng tiến hành xử lý chứng từ, thực hiện lệnh chi tiền theo yêu cầu của người thanh toán. Thường thì bên thụ hưởng sẽ nhận được chậm nhất là 1 ngày làm việc.

Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt sẽ được xử lý như sau:

• Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền tại ngân hàng thì cần xuất trình giấy tờ như CCCD, CMND, hộ chiếu còn thời hạn sử dụng,… Trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì cần xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định Pháp luật.
• Nếu bên thụ hưởng là một doanh nghiệp, tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài xuất trình giấy tờ tùy thân, còn cần phải có giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức đó.

Tối đa là 15 ngày kể từ khi nhận lệnh chuyển tiền, nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc không liên hệ được với bên thụ hưởng, thì ngân hàng cần chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

(Lưu ý: Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa)

Lưu ý khi tiến hành giao dịch ủy nhiệm chi

Trong quá trình giao dịch ủy nhiệm chi, người thực hiện cần lưu ý một số điều sau để không xảy ra những sai sót không đáng có:

• Trường hợp ngân hàng tự ý trích tài khoản của người gửi là trái với quy định Nhà nước nói chung và ngân hàng nói riêng. Còn nếu đã có văn bản thỏa thuận trước và được sự đồng thuận của đôi bên thì được xem là hợp lệ
• Nếu UNC được khách hàng chuyển đến dạng chứng từ bằng điện tử hay bằng giấy thì phía ngân hàng là kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp trước khi tiến hành thanh toán
• Ngân hàng cũng cần kiểm tra về số dư trong tài khoản khách hàng, nếu không đủ khả năng thanh toán thì giao dịch sẽ bị hoãn
• Khi ủy nhiệm chi không hợp lệ hay số tiền ghi trên UNC vượt quá số dư tài khoản của khách hàng thì ngân hàng cần thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại, từ chối thực hiện lệnh chi
• Nếu UNC đã có đầy đủ giấy tờ hợp lệ thì ngân hàng có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu chi trả cho người thụ hưởng trong thời gian nhanh nhất có thể.

Một số câu hỏi thường gặp về ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi có mấy liên?

Ủy nhiệm chi hầu hết đều có 2 liên:

• Một liên được ngân hàng giữ
• Liên còn lại thì khách hàng giữ sau khi đã xác nhận đóng tiền, đóng dấu bởi ngân hàng. Liên này là căn cứ để bộ phận kế toán công ty thực hiện hạch toán.

Ủy nhiệm chi được xem là chứng từ hợp lệ khi nào?

Ủy nhiệm chi là chứng từ hợp lệ chỉ khi có đầy đủ các nội dung được quy định trong Khoản 2, Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Ủy nhiệm chi đóng vai trò là chứng cứ kiểm soát cho cả người gửi tiền và ngân hàng nhận tiền. Người gửi tiền và ngân hàng sử dụng chúng nhằm đảm bảo rằng tất cả các khoản tiền gửi vào ngân hàng đều được ghi chép hợp lệ. Ngày nay, ủy nhiệm chi đang dần trở nên lỗi thời vì sự xuất hiện của hàng loạt các công nghệ mới, sự chuyển mình của thời đại chuyển đổi số trong hầu hết các lĩnh vực.