Training là gì? Vai trò và các loại hình training nhân viên

Hoạt động training nhằm giúp đội ngũ nhân viên nâng cao những kỹ năng và năng lực cần thiết phục vụ cho công việc, giúp doanh nghiệp phát triển. Training rất quan trọng cho sự phát triển và thành công của tổ chức, nó mang lại hiệu quả cho cả người sử dụng lao động và đội ngũ nhân viên. Một nhân viên sẽ trở nên hiệu quả và năng suất hơn nếu họ được đào tạo tốt.

Training là gì?

Training là các hoạt động đào tạo nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng, năng lực, kiến thức của đội ngũ nhân sự để thực hiện một công việc cụ thể, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. Training không chỉ là việc đào tạo và huấn luyện nhân viên, mà quá trình này còn làm căn cứ để đánh giá chất lượng của nhân viên để đưa ra quyết định có nên tuyển dụng chính thức hay không.

Vai trò của hoạt động training

1. Cải thiện kỹ năng và kiến ​​thức
2. Giúp nhân viên cảm thấy có trách nhiệm cao hơn
3. Giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá cao
4. Tăng năng suất và hiệu suất
5. Quy trình làm việc đồng nhất
6. Giảm sự giám sát của các nhà quản trị
7. Thăng tiến từ nội bộ doanh nghiệp
8. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
9. Nuôi dưỡng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Cải thiện kỹ năng và kiến ​​thức

Các chương trình training giúp nâng cao kiến ​​thức và kỹ năng của nhân viên để phù hợp với những thay đổi trong ngành theo thời gian. Những cải tiến này sẽ ảnh hưởng tích cực đến năng suất của người lao động, có thể làm tăng lợi nhuận và hiệu quả của một tổ chức. Bên cạnh đó, nhân viên có thể nắm được đạo đức làm việc, quan hệ con người và an toàn lao động trong doanh nghiệp.

Giúp nhân viên cảm thấy có trách nhiệm cao hơn

Các chương trình training cũng giúp cho nhân viên chuẩn bị cho những vai trò cao hơn, đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong tổ chức. Các chương trình này sẽ giúp họ học các kỹ năng cần thiết để hoạt động hiệu quả ở vị trí mới.

Giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá cao

Thực hiện các chương trình training tại nơi làm việc sẽ giúp nhân viên cảm thấy được công ty đầu tư và coi trọng. Bằng cách training cho nhân viên những kỹ năng và khả năng mới, họ sẽ không chỉ trở thành những người lao động giỏi hơn mà còn cảm thấy mình là những thành viên làm việc hiệu quả hơn trong tổ chức. Điều này sẽ cải thiện tinh thần cũng như khả năng làm việc, từ đó nâng cao năng suất, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Tăng năng suất và hiệu suất

Khi nhân viên được trải qua quá trình training sẽ giúp họ cải thiện kỹ năng, kiến thức về công việc, cũng như xây dựng sự tự tin với khả năng của họ. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc của mỗi cá nhân. Nhờ đó thúc đẩy sự tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Quy trình làm việc đồng nhất

Khi được training một quy trình làm việc hiệu quả, đội ngũ nhân viên sẽ nắm được các quy trình chuẩn để thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả hơn. Các khóa training cũng giúp cho nhân viên có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc đảm bảo quy trình làm việc đồng nhất. Điều này giúp đội ngũ nhân viên thực hiện quy trình đúng cách và đồng bộ trên toàn bộ tổ chức, từ đó tăng tính hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của công ty.

Giảm sự giám sát của các nhà quản trị

Mặc dù việc đào tạo nhân viên không phải là loại bỏ hoàn toàn việc giám sát, nhưng nó có thể làm giảm đáng kể nhu cầu giám sát quá mức tại nơi làm việc. Nhờ đó tiết kiệm thời gian, công sức cho các nhà quản trị và giúp họ dành thời gian cho những việc quan trọng hơn.

Thăng tiến từ nội bộ doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp cần bổ sung thêm nguồn nhân lực có kỹ năng, họ không cần phải tốn nhiều công sức vào quy trình tuyển dụng từ bên ngoài. Trong nội bộ sẽ có nhiều nhân viên triển vọng, họ có thể được thăng chức sau khi được đào tạo về những kỹ năng mới mà tổ chức cần.

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Khi doanh nghiệp có một hệ thống đào tạo có tổ chức cho đội ngũ nhân viên, điều này sẽ giúp họ học hỏi một cách nhất quán và có hệ thống, giúp hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.

Nuôi dưỡng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Nhân viên khi được trải qua những chương trình training của doanh nghiệp sẽ giúp họ cảm thấy như họ là một phần của tổ chức, nơi họ được đánh giá cao và tôn trọng đặc biệt. Điều này giúp thúc đẩy tinh thần làm việc, giúp họ tiếp cận các nhiệm vụ một cách tự tin, trách nhiệm và hiệu quả.

Các hình thức training phổ biến

1. Training định kỳ (Internal session)
2. Đào tạo qua công việc (On-the-job training)
3. Hướng dẫn trực tiếp
4. Online training

Training định kỳ (Internal session)

Training định kỳ là cách đào tạo thông qua những buổi gặp mặt trong doanh nghiệp hoặc theo một đội nhóm nhỏ. Các buổi họp định kỳ này sẽ diễn ra theo tuần hoặc theo tháng tùy mỗi doanh nghiệp.

Thông qua các buổi training định kỳ sẽ giúp đội ngũ nhân viên nâng cao năng lực, rèn luyện những kỹ năng mềm cần thiết cho công việc, giải quyết được những khúc mắc, khó khăn và biết cách phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận/ phòng ban. Tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều triển khai hình thức training này về một chủ đề, một kỹ năng mà nhân viên cần nắm.

Đào tạo qua công việc (On-the-job training)

Hình thức training On-the-job viết tắt là OTJ, đây là hình thức đào tạo thông qua những học hỏi trong công việc thực tế. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo có thời gian để đào tạo và không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Phương pháp đào tạo này phù hợp với những công việc mang tính thực hành cao.

Hướng dẫn trực tiếp

Đối với hình thức này, người quản lý hoặc những người có nhiều kinh nghiệm trong nghề truyền đạt lại cho nhân viên kiến thức, kỹ năng nhằm thực hiện tốt công việc.

Online training

Online training là hình thức training được thực hiện thông qua các kênh truyền thông điện tử như internet, email, bài giảng bằng video,… Online training có thể được thực hiện tại nhà hoặc nơi làm việc. Loại training này tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp và nhân viên.

Các loại hình training trong công việc

1. Pre-employment training – đào tạo trước khi làm việc
2. Orientation – định hướng
3. In-service training (đào tạo tại chức) 

Pre-employment training – đào tạo trước khi làm việc

Pre-employment training là loại hình đào tạo trước khi làm việc của các nhân viên mới, giúp họ có thể tiếp cận công việc một cách nhanh chóng và đạt được hiệu quả cao trong thời gian ngắn. Điều này cũng giúp giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo cho nhân viên mới sau khi đã tuyển dụng.

Orientation – định hướng

Orientation hay còn gọi là định hướng, đây là loại hình đào tạo để giới thiệu nhân viên mới vào tổ chức, ngay khi họ bắt đầu với vai trò mới của mình. Định hướng thường kéo dài khoảng 1 ngày cho đến vài tuần tùy theo mức độ khó dễ cũng như tính chất công việc. Đây là khoảng thời gian mà nhân viên mới sẽ hình thành những ấn tượng ban đầu về doanh nghiệp và hỗ trợ họ ra quyết định có muốn ở lại với tổ chức/ doanh nghiệp không. Chính vì vậy,  loại hình này được xem là rất cần thiết để doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài.

In-service training (đào tạo tại chức) 

Đào tạo tại chức là loại hình đào tạo diễn ra trong suốt khoảng thời gian làm việc. Khi quy trình hoặc sản phẩm doanh nghiệp có sự thay đổi, In-service training là rất cần thiết để cải thiện cũng như nâng cao trình độ, kỹ năng của nhân viên, giúp họ nhanh chóng thích ứng được với quy trình mới, hệ thống mới, không làm đình trệ quá trình vận hành của doanh nghiệp.

4 Bước training nhân viên chi tiết

1. Xác định nhu cầu training
2. Thiết lập quy trình training
3. Triển khai
4. Đo lường, đánh giá

Xác định nhu cầu training

Nếu không biết training cho ai và mục đích để làm gì, thì hoạt động đó hoàn toàn không có ý nghĩa đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy trước khi lên kế hoạch đào tạo, doanh nghiệp cần xác định đối tượng và nhu cầu training, mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới.

Thiết lập quy trình training

Tiếp theo, cần thiết lập một quy trình training bài bản, hệ thống, bao gồm:

• Tên của chương trình đào tạo
• Mục tiêu của chương trình
• Đối tượng nhân viên tham gia training
• Đối tượng nhân sự, phòng ban đảm nhiệm
• Nội dung, hình thức training cho nhân viên
• Thời gian, địa điểm
• Yêu cầu cần đạt được sau hoạt động training
• Các điều kiện ràng buộc khác mà nhân viên cần lưu ý.

Việc đào tạo nên được cân nhắc xem đối tượng nào cần được ưu tiên training trước. Hoạt động training diễn ra liên tục giúp doanh nghiệp sở hữu một đội ngũ nhân sự chất lượng, chuyên nghiệp.

Triển khai

Sau khi đã có một bản kế hoạch training cụ thể, hãy phổ biến cho những bộ phận liên quan để biết được ý nghĩa và mục tiêu của hoạt động này. Cần phối hợp giữa các bộ phận/ phòng ban để đưa ra chương trình training phù hợp với điều kiện, môi trường làm việc.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần lựa chọn giảng viên, những người tham gia đào tạo có kinh nghiệm, tâm huyết, kỹ năng giảng dạy hiệu quả và kinh nghiệm thực tiễn nhằm đảm bảo chất lượng của hoạt động training.

Đo lường, đánh giá

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động training. Các chỉ tiêu đo lường như tăng doanh số bán hàng, giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, tăng động lực làm việc của nhân viên. Việc đo lường và đánh giá này giúp doanh nghiệp có thể cải thiện và tối ưu hóa hoạt động training trong tương lai.

Một số câu hỏi thường gặp về training

1. Training online có hiệu quả không?
2. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả training?
3. Training và Coaching khác nhau như thế nào?

Training online có hiệu quả không?

Training online đang trở thành một xu hướng mới trong việc quản lý nhân sự của các doanh nghiệp. Đặc biệt là với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, các công ty có thể tổ chức training cho đội ngũ nhân viên một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.

Training online có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên như tiết kiệm thời gian, chi phí, có thể học ở bất cứ nơi đâu,…Tuy nhiên, để training online hiệu quả, doanh nghiệp cần phải đảm bảo một số yếu tố sau:

• Chọn hình thức training online phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của nhân viên.
• Sử dụng các công cụ và phương pháp giảng dạy hiệu quả.
• Lựa chọn giảng viên/ người tham gia đào tạo có kinh nghiệm và tâm huyết.
• Đảm bảo tính tương tác của nhân viên trong quá trình training.

Với những điều kiện này, training online có thể mang lại hiệu quả tương đương hoặc thậm chí là vượt trội hơn so với hình thức truyền thống. Tuy nhiên, training online cũng có một số hạn chế như khả năng tương tác thấp, khó kiểm soát việc tham gia của nhân viên và yếu tố kỹ thuật có thể gây khó khăn cho một số nhân viên.

Làm thế nào để đánh giá hiệu quả training?

Doanh nghiệp cần đo lường và phân tích một số yếu tố sau:

• Mục tiêu của training: Công ty cần xác định được mục tiêu của training trước khi triển khai và đánh giá hiệu quả của nó. Ví dụ: Mục tiêu của training là nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên, tăng cường tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.
• Phản hồi của nhân viên: Doanh nghiệp cần những phản hồi của nhân viên về chất lượng, tính thực tiễn, nội dung, phương pháp giảng dạy,… của hoạt động training.
• Tính ứng dụng của kiến thức được học: Đánh giá xem nhân viên đã áp dụng được kiến thức và kỹ năng họ học được trong quá trình training vào công việc hàng ngày hay không.
• Hiệu quả đối với công ty: Cần đánh giá xem quá trình training có giúp nhân viên đó tăng hiệu suất, chất lượng làm việc so với trước đó hay không.

Training và Coaching khác nhau như thế nào?

Training và Coaching là hai khái niệm có liên quan đến việc đào tạo và phát triển nhân lực trong công ty. Tuy nhiên, hai khái niệm này lại có sự khác biệt về mục đích, phương pháp và thời gian triển khai như sau: