Quản trị dự án là gì? Vai trò và quy trình quản trị dự án

Quản trị dự án cung cấp một khuôn khổ để nhóm quản lý dự án đưa ra các quyết định hướng đến kết quả phù hợp với mục tiêu và chính sách của tổ chức. Quản trị dự án cũng xác định và đặt ra các tiêu chuẩn về lập kế hoạch, truyền thông, thực hiện và đánh giá dự án. Do đó, các tiêu chuẩn quản trị dự án đóng vai trò là nguyên tắc chỉ đạo của tất cả các quyết định trong một dự án.

Quản trị dự án là gì?

Quản trị dự án là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào trong các hoạt động dự án để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Quản trị dự án là một hoạt động đặc thù mang tính khách quan, phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.

Những hướng dẫn trong quản trị dự án là cơ sở cho tất cả các quyết định quan trọng. Cung cấp cho nhà quản trị dự án cấu trúc, quy trình cũng như công cụ để quản lý và kiểm soát dự án. Quản trị dự án là một yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với các dự án phức tạp và rủi ro.

Nó xác định, ghi chép và truyền đạt các thực tiễn nhất quán nhằm cung cấp một phương pháp toàn diện để kiểm soát và đảm bảo thành công của dự án. Hoạt động này bao gồm một khuôn khổ để đưa ra quyết định, xác định vai trò, trách nhiệm và trách nhiệm pháp lý đối với việc hoàn thành dự án và chi phối tính hiệu quả của người quản trị dự án.

3 Trụ cột của quản trị dự án

• Cấu trúc: Cấu trúc đề cập đến khung tổ chức của dự án, bao gồm vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan khác nhau, quy trình ra quyết định và phương pháp quản lý dự án.

• Con người: Con người đề cập đến các cá nhân tham gia dự án, bao gồm người quản lý dự án, nhóm dự án và các bên liên quan chính. Điều quan trọng là phải có những người phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp trong các vai trò phù hợp để đảm bảo thành công của dự án.

• Thông tin: Thông tin đề cập đến dữ liệu và tài liệu liên quan đến dự án, bao gồm điều lệ dự án, kế hoạch dự án, sổ đăng ký rủi ro và báo cáo trạng thái. Cần phải có thông tin kịp thời và chính xác để đưa ra quyết định sáng suốt về dự án.

Ba trụ cột của quản trị dự án có sự liên kết và phụ thuộc lẫn nhau. Ví dụ, người quản lý dự án cần có quyền hạn và trách nhiệm phù hợp để có hiệu quả, nhóm dự án cần có quyền truy cập vào thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình.

Quản trị dự án hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ dự án nào. Bằng cách có cấu trúc rõ ràng, những người phù hợp và thông tin cần thiết, các nhà quản lý dự án có thể tăng cơ hội hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết.

Một số ví dụ về cách ba trụ cột quản trị dự án có thể được triển khai trong thực tế:

• Cấu trúc: Thiết lập điều lệ, xác định phạm vi, mục tiêu của dự án. Tạo kế hoạch dự án phác thảo các nhiệm vụ, thời hạn và tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án. Xác định các bên liên quan chính và xác định vai trò và trách nhiệm của họ. Thiết lập quy trình ra quyết định rõ ràng.

• Con người: Chọn người quản lý dự án có các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết. Xây dựng nhóm dự án với sự pha trộn phù hợp của kỹ năng và chuyên môn. Tương tác với các bên liên quan và giúp họ được thông báo về tiến trình của dự án.

• Thông tin: Tạo lịch trình và ngân sách dự án. Phát triển sổ đăng ký rủi ro và xác định các chiến lược giảm thiểu.

Vai trò của quản trị dự án

1. Đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đề ra
2. Thực hiện dự án đúng tiến độ, chi phí và chất lượng
3. Tối đa hóa lợi ích của dự án
4. Giảm thiểu rủi ro
5. Thúc đẩy sự hài lòng của các bên liên quan

Đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đề ra

Đây là vai trò quan trọng nhất của quản trị dự án. Quản trị dự án sẽ giúp xác định các mục tiêu của dự án, xây dựng kế hoạch và thực hiện các hoạt động cần thiết để đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đó. Bằng cách cung cấp một khung làm việc để quản lý các khía cạnh khác nhau của dự án, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án được hoàn thành thành công.

Thực hiện dự án đúng tiến độ, chi phí và chất lượng

Bên cạnh việc đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu, quản trị dự án cũng cần đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, chi phí và chất lượng. Hoạt động này giúp xác định, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Thông qua các công cụ như biểu đồ Gantt, quản lý tài nguyên và phân công công việc, người quản lý dự án có khả năng theo dõi tiến trình và xử lý các vấn đề xảy ra để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn.

Đồng thời thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng, xác định tiêu chuẩn chất lượng, thực hiện các hoạt động kiểm tra và đảm bảo chất lượng, người quản trị dự án có thể đảm bảo sản phẩm hoàn thành đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng.

Tối đa hóa lợi ích của dự án

Quản trị dự án đảm bảo rằng các tài nguyên như ngân sách, nhân lực, và vật liệu được sử dụng một cách hiệu quả nhằm tối đa hóa giá trị của dự án. Thông qua việc quản lý tài nguyên một cách cẩn thận, quản trị dự án giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách và thời gian nhất định.

Quản trị dự án cũng  giúp theo dõi tiến độ thực hiện dự án và đánh giá hiệu suất so với các chỉ số đã đề ra. Đảm bảo dự án đang tiến triển theo đúng kế hoạch và đạt được kết quả mong muốn.

Giảm thiểu rủi ro

Quản trị dự án giúp đánh giá mức độ ảnh hưởng và xác suất xảy ra của các rủi ro. Cho phép nhóm dự án tập trung vào các rủi ro quan trọng nhất và xây dựng kế hoạch để giảm thiểu tác động của chúng. Hoạt động này đồng thời cũng giúp phân tích tác động của rủi ro đến dự án, bao gồm cả tác động tài chính, tiến độ, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Việc hiểu rõ các tác động này giúp nhóm dự án đưa ra quyết định và lên kế hoạch phù hợp để giảm thiểu tác động của rủi ro.

Thúc đẩy sự hài lòng của các bên liên quan

Quản trị dự án giúp xác định và định rõ kỳ vọng của các bên liên quan đối với dự án. Theo đó, cần làm việc chặt chẽ với các bên liên quan để hiểu và ghi nhận yêu cầu của họ. Quản trị dự án cũng cung cấp cơ chế giao tiếp cho các bên liên quan để trao đổi thông tin, ý kiến và tiến độ dự án. Bằng cách duy trì một luồng thông tin liên tục, đáp ứng các thắc mắc và phản hồi từ các bên liên quan, quản trị dự án giúp tạo sự minh bạch và tin tưởng trong quá trình dự án.

Quản trị dự án là một hoạt động quan trọng trong mọi lĩnh vực, từ kinh doanh, công nghệ đến xây dựng, y tế, giáo dục,… Quản trị dự án tốt sẽ giúp đảm bảo dự án thành công, mang lại lợi ích cho các bên liên quan.

Đặc điểm của Quản trị dự án

Quản trị dự án yêu cầu sự chính xác trong quy hoạch, kỹ năng quản lý tốt và khả năng thích nghi linh hoạt để đối phó với những thách thức và thay đổi không lường trước được.

Quy trình quản trị dự án hiệu quả

Quy trình quản trị dự án là một chuỗi các bước được thực hiện để đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đề ra. Quy trình này bao gồm 5 bước chính, cụ thể:

• Bước 1. Khởi động dự án (Initiating)
• Bước 2. Lập kế hoạch dự án (Planning)
• Bước 3. Thực hiện dự án (Executing)
• Bước 4. Giám sát và kiểm soát dự án (Monitoring and Controlling)
• Bước 5. Kết thúc dự án (Closing)

Bước 1. Khởi động dự án (Initiating)

• Xác định cơ sở cho dự án: Nhu cầu, mục tiêu, phạm vi, kết quả mong đợi của dự án

• Xác định tài nguyên: Bao gồm nguồn nhân lực, ngân sách và công cụ

• Phê duyệt dự án: trình bày và phê duyệt dự án với các bên liên quan

• Đánh giá rủi ro: Phân tích và đánh giá những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và lập kế hoạch để giảm thiểu tác động của chúng.

Bước 2. Lập kế hoạch dự án (Planning)

Giai đoạn này nhằm xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án. Bao gồm:

• Xác định các hoạt động: Phân tích chi tiết các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu dự án, xác định thứ tự và phụ thuộc giữa các hoạt động

• Tài liệu dự án: Các thông tin quan trọng về dự án, như mục tiêu, phạm vi, kế hoạch, quy trình, tài liệu tham khảo,…

• Phân bổ tài nguyên: Gán tài nguyên cho các hoạt động cụ thể và đảm bảo rằng các tài nguyên này có sẵn khi cần thiết.

Bước 3. Thực hiện dự án (Executing)

Giai đoạn này nhằm thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Các hoạt động chính trong bước 3 bao gồm:

• Tổ chức và triển khai: Tổ chức đội ngũ, phân công công việc, triển khai các công việc theo kế hoạch.

• Quản lý thay đổi: Quản lý các thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

• Quản lý rủi ro: Thực hiện các biện pháp để giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng đến dự án.

Bước 4. Giám sát và kiểm soát dự án (Monitoring and Controlling)

Giai đoạn này nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng. Các hoạt động chính bao gồm:

• Đánh giá tiến độ: Đánh giá tiến độ thực hiện dự án so với kế hoạch ban đầu và xác định các sai lệch và chênh lệch

• Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo rằng sản phẩm/ dịch vụ được cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra

• Kiểm soát chi phí: Kiểm soát chi phí thực tế của dự án so với dự toán

• Báo cáo tiến độ: Chuẩn bị báo cáo tiến độ dự án và thông báo cho các bên liên quan về tình trạng dự án.

Bước 5. Kết thúc dự án (Closing)

Giai đoạn này nhằm đóng dự án và bàn giao kết quả cho khách hàng. Các hoạt động chính bao gồm:

• Hoàn thành các công việc còn lại: Nghiệm thu, bàn giao kết quả,…

• Tài liệu hóa kết quả: Nhằm lưu trữ và tham khảo

• Tuyên bố kết thúc dự án: Tuyên bố kết thúc dự án với các bên liên quan.

Để quản trị dự án thành công, cần thực hiện tốt các hoạt động trong từng bước của quy trình. Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan và sử dụng các công cụ, kỹ thuật quản trị dự án phù hợp.

Phân biệt quản trị dự án và quản lý dự án

Quản trị dự án là một khái niệm rộng hơn, bao hàm cả quản lý dự án. Quản trị dự án đề cập đến việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để đạt được các yêu cầu của dự án. Quản trị dự án bao gồm tất cả các khía cạnh của một dự án, từ việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc.

Trong khi đó, Quản lý dự án là một phần của quản trị dự án, tập trung vào các hoạt động cụ thể của dự án. Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các yêu cầu chất lượng.

Nhiệm vụ của người quản trị dự án

Là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, triển khai, giám sát và hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và chất lượng đã được phê duyệt. Nhiệm vụ của người quản trị dự án bao gồm:

• Lập kế hoạch dự án: Xác định phạm vi, mục tiêu, tiến độ, ngân sách, nguồn lực của dự án.

• Tổ chức dự án: Tuyển dụng, đào tạo và phân công công việc cho đội ngũ nhân sự.

• Triển khai dự án: Theo dõi, giám sát tiến độ và chất lượng dự án.

• Giám sát dự án: Xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch.

• Kết thúc dự án: Bàn giao sản phẩm/ dịch vụ của dự án cho khách hàng.

Bên cạnh những công việc trong suốt quy trình quản trị dự án, nhà quản trị cũng có nhiệm vụ:

• Làm việc với khách hàng để xác định và hiểu rõ yêu cầu của dự án.

• Làm việc với các bên liên quan khác của dự án để đảm bảo dự án đáp ứng được nhu cầu của tất cả các bên.

• Xây dựng và duy trì môi trường làm việc hiệu quả cho đội ngũ nhân sự.

• Xử lý các rủi ro và vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

• Báo cáo tiến độ và kết quả dự án cho lãnh đạo và các bên liên quan.

Tố chất cần có của người làm quản trị dự án

1. Kỹ năng lãnh đạo
2. Kỹ năng giao tiếp
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
4. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
5. Kỹ năng kỹ thuật
6. Thái độ tích cực
7. Khả năng thích ứng
8. Khả năng làm việc nhóm

Kỹ năng lãnh đạo

Người làm quản trị dự án không chỉ phải có kiến thức chuyên môn về quản lý dự án mà còn phải có khả năng lãnh đạo và tạo động lực cho nhóm làm việc. Kỹ năng lãnh đạo giúp người quản trị dự án có khả năng tạo ra sự hướng dẫn, thúc đẩy và động viên các thành viên trong nhóm.

Bên cạnh đó, họ cũng cần có khả năng giải quyết xung đột, định hướng công việc và quản lý tài nguyên trong dự án. Kỹ năng lãnh đạo giúp họ đưa ra quyết định một cách tự tin và hiệu quả, đồng thời thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn của các thành viên trong nhóm.

Kỹ năng giao tiếp

Người làm quản trị dự án thường phải làm việc với nhiều bên liên quan, như các thành viên trong nhóm dự án, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan. Họ cần giao tiếp hiệu quả để truyền đạt thông tin, định hướng công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình dự án.

Kỹ năng giao tiếp trong quản trị dự án bao gồm khả năng lắng nghe tốt, hiểu rõ yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, đồng thời xử lý các mâu thuẫn và xung đột một cách xây dựng. Giao tiếp cũng liên quan đến khả năng thuyết phục, đàm phán và xây dựng mối quan hệ tốt với các thành viên trong nhóm dự án.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình quản trị dự án, nhà quản trị sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề và thách thức. Kỹ năng giải quyết vấn đề bao gồm khả năng phân tích vấn đề, xác định nguyên nhân, tìm kiếm các phương pháp và giải pháp khả thi, đồng thời thực hiện những quyết định tốt nhất dựa trên thông tin có sẵn. Người làm quản trị dự án cũng cần có khả năng quản lý rủi ro và xử lý xung đột để đảm bảo sự thuận lợi trong quá trình triển khai dự án.

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. Quản trị dự án liên quan đến việc xác định thời gian cần thiết cho mỗi giai đoạn và nhiệm vụ, ưu tiên công việc quan trọng, lập lịch công việc và đảm bảo tuân thủ thời hạn. Nhà quản trị cũng cần điều phối và phối hợp các hoạt động của các thành viên trong dự án. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt giúp nhà quản trị dự án xác định thứ tự ưu tiên, phân chia công việc, nguồn lực, tạo lịch trình làm việc phù hợp.

Kỹ năng kỹ thuật

Tùy thuộc vào lĩnh vực dự án mà nhà quản trị có thể phải cần có kỹ năng kỹ thuật cụ thể. Chẳng hạn như quản trị một dự án phát triển phần mềm thì cần có kiến thức về lập trình và phát triển phần mềm.

Thái độ tích cực

Thái độ tích cực của nhà quản trị có thể truyền cảm hứng cho đội làm việc và giúp họ vượt qua khó khăn trong quá trình thực hiện dự án. Họ cũng cần nhìn nhận các vấn đề, thách thức như cơ hội để học hỏi và phát triển. Thay vì tự trách mình hoặc trách người khác, họ tìm kiếm giải pháp sáng tạo và cách cải thiện tình hình.

Khả năng thích ứng

Dự án có thể gặp phải thay đổi, rủi ro, vấn đề không mong muốn hoặc yêu cầu mới, những lúc như vậy, người quản trị dự án cần phải có khả năng thích ứng để xử lý những thay đổi này một cách hiệu quả. Khả năng thích ứng cũng liên quan đến khả năng học hỏi nhanh chóng và áp dụng kiến thức, kỹ năng vào tình huống mới. Quản trị dự án cần có khả năng đánh giá tình hình, điều chỉnh kế hoạch và tương tác với các bên liên quan nhằm đảm bảo dự án tiếp tục diễn ra một cách suôn sẻ.

Khả năng làm việc nhóm

Quản trị dự án đóng vai trò lãnh đạo trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động viên các thành viên trong nhóm. Khả năng làm việc nhóm giúp quản trị dự án xây dựng sự tin tưởng, động viên và tạo động lực cho nhóm để đạt được mục tiêu dự án.

Hai điều quan trọng để đảm bảo thành công của một dự án là:

• Project manager phải có khả năng kiểm soát dự án trong môi trường phức tạp và thay đổi liên tục.

• Tổ chức phải có khả năng áp đặt quản trị tốt đối với các lựa chọn mà tổ chức và project manager đưa ra.

Môi trường dự án thường rất phức tạp và thay đổi liên tục, vì vậy project manager cần phải có khả năng thích ứng với những thay đổi này và đảm bảo rằng dự án vẫn đi đúng hướng. Project manager cũng cần phải có khả năng kiểm soát các rủi ro và thách thức có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Song song đó, tổ chức cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của quản trị dự án. Tổ chức cần phải thiết lập các quy trình và quy tắc rõ ràng, đồng thời theo dõi chặt chẽ việc thực hiện dự án để đảm bảo rằng dự án vẫn phù hợp với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.