Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự tối ưu

Quản lý nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc đối phó với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng và nhu cầu cao hơn đối với đội ngũ nhân viên chất lượng trong các doanh nghiệp ngày nay.

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự (HRM) quá trình quản lý và điều hành tất cả các khía cạnh liên quan đến nguồn lực con người trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của quản lý nhân sự là đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng, chất lượng và đa dạng các nhân viên cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả nhằm đạt mục tiêu của doanh nghiệp.

Họ cũng chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên, xây dựng văn hóa làm việc lành mạnh. Bộ phận quản lý nhân sự ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn nữa trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa, nền kinh tế tri thức bùng nổ cùng cuộc cách mạng số và cách mạng công nghiệp 4.0. Những người làm về quản lý nhân sự giờ đây cần đặt thêm lên vai mình vai trò kiến tạo sự thay đổi, mang lại sức mạnh bền vững, đồng thời tạo ra những giá trị quốc tế.

Chức năng, nhiệm vụ chính của nhà quản lý nhân sự

1. Tuyển dụng, thu hút nhân tài
2. Lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực
3. Quản lý hiệu suất công việc
4. Đào tạo, hướng dẫn, phát triển nhân viên
5. Quyền lợi và phúc lợi
6. Quản lý hệ thống thông tin nhân sự
7. Theo dõi, giám sát dữ liệu nhân sự

Tuyển dụng, thu hút nhân tài

Công tác tuyển dụng được xem là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý nhân sự. Bộ phận này cần có một kế hoạch tuyển dụng bài bản, đưa ra những chính sách hấp dẫn nhằm thu hút nhân tài, lựa chọn được các ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Top 15 Các trang web tuyển dụng phổ biến hàng đầu hiện nay

Lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực

Bên cạnh việc lấp đầy những vị trí còn thiếu trong doanh nghiệp bằng những ứng viên tài năng và phù hợp, bộ phận quản lý nhân sự cũng có chức năng lập kế hoạch dự phòng cho nguồn nhân lực phòng trường hợp thiếu hụt do các yếu tố khách quan.

Đặc biệt là với vị trí trưởng phòng, quản lý, ban lãnh đạo, bộ phận quản lý nhân sự cần có những phương án dự trù hiệu quả, chẳng hạn như đào tạo những nhân viên có tiềm năng, có cơ hội thăng tiến trong tương lai. Đảm bảo tổ chức luôn được vận hành trơn tru với đội ngũ nhân lực chất lượng.

Quản lý hiệu suất công việc

Quản lý nhân sự là bộ phận quản lý hiệu suất công việc của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Thông qua quá trình theo dõi, giám sát, quản lý hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân, người làm quản lý nhân sự có thể nắm bắt được quy trình, cách thức làm việc, nhờ đó có thể giúp họ hoàn thành công việc tốt hơn.

Nhờ vậy, ban lãnh đạo có thể đánh giá, phân loại nhân sự theo hiệu suất làm việc, các chỉ số KPI đạt được. Từ đó có thể sa thải những nhân sự yếu kém, không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, không đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra.

Đào tạo, hướng dẫn, phát triển nhân viên

Bộ phận quản lý nhân sự cũng có chức năng đào tạo, hướng dẫn, phát triển đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Bằng cách thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên, đảm bảo họ có đủ năng lực để hoàn thành công việc.

Bên cạnh đó, nhà quản lý nhân sự cũng cần lên kế hoạch cụ thể về ngân sách, thời điểm, thời gian, đối tượng, số lượng nhân viên tham gia vào quá trình đào tạo, huấn luyện.

>> Tham khảo: Quy trình đào tạo nhân viên mới và lập kế hoạch chương trình

Quyền lợi và phúc lợi

Phân bổ quyền lợi, phúc lợi cho đội ngũ nhân viên phù hợp là chìa khóa giúp giữ chân người tài, tạo động lực cho họ cống hiến và trung thành với tổ chức. Thông qua việc quản lý hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân, trưởng bộ phận quản lý nhân sự cần đưa ra những hình thức khen thưởng, xử phạt phù hợp.

Quản lý hệ thống thông tin nhân sự

Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực là một trong những chức năng quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự. Bằng các công cụ, phần mềm quản lý nhân sự thông minh, người quản lý nhân sự có thể dễ dàng lưu trữ, theo dõi, đánh giá nhân viên một cách khách quan và chính xác. Thông qua đó, có thể nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mỗi người, từ đó đưa ra những phương án, chiến lược thay đổi phù hợp.

Theo dõi, giám sát dữ liệu nhân sự

Với sự bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ, cuộc cách mạng chuyển đổi số đã mang lại những tác động tích cực cho công tác quản lý nhân sự. Thông qua các phần mềm lưu trữ, phân tích thông tin, dữ liệu, nhà quản lý nhân sự dễ dàng giám sát, đánh giá nhân viên ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào.

Quy trình quản lý nhân sự tối ưu

Mỗi loại hình doanh nghiệp có những cách quản lý nhân sự khác nhau. Tuy nhiên dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì vẫn phải tuân thủ quy trình nhất định. Bao gồm:

• Bước 1: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
• Bước 2: Xây dựng chính sách
• Bước 3: Đào tạo và phát triển nguồn lực
• Bước 4: Đưa ra mục tiêu công việc, đánh giá
• Bước 5: Phát triển văn hóa doanh nghiệp

Bước 1: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước đầu tiên trong quản lý nhân sự là phải có một quy trình tuyển dụng bài bản, điều mà nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn xem nhẹ và không tối ưu. Một quy trình tuyển dụng khoa học, tối ưu dễ dàng thu hút được những ứng viên tài năng và phù hợp, đồng thời giúp quá trình quản lý nhân sự trở nên nhẹ nhàng hơn.

Thông thường, một quy trình tuyển dụng thường được triển khai theo các bước sau: Xác định cơ cấu nhân sự, xây dựng kế hoạch, xác định nguồn tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, triển khai phỏng vấn, chọn lọc, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Bước 2: Xây dựng chính sách

Các chính sách, chế độ cho nhân viên là yếu tố quan trọng quyết định rất lớn trong việc giữ chân người tài và thúc đẩy hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên. Do đó, các nhà quản lý nhân sự cần đưa ra những chính sách phù hợp, công bằng để khích lệ tinh thần cho đội ngũ nhân viên.

Điều này cũng đảm bảo mang lại môi trường làm việc tích cực, năng động, thoải mái về cả vật chất lẫn tinh thần. Từ đó giúp quá trình quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn.

Bước 3: Đào tạo và phát triển nguồn lực

Đào tạo và phát triển nguồn lực là một phần quan trọng của quy trình quản lý nhân sự, nhằm giúp nhân viên phát triển kỹ năng cần thiết, nâng cao trình độ chuyên môn và cải thiện hiệu suất làm việc.

Việc đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển nguồn lực có thể giúp tổ chức nâng cao sự chuyên nghiệp của nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc, tạo ra sự hài lòng, tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường lao động.

Bước 4: Đưa ra mục tiêu công việc, đánh giá

Tiếp theo, các nhà quản lý nhân sự sẽ đưa ra mục tiêu công việc cho từng giai đoạn của các bộ phận trong tổ chức. Mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể thì mức độ thành công sẽ cao hơn. Sau đó, tiến hành đánh giá hiệu suất công việc của mỗi nhân viên thông qua các hệ thống bảng biểu phù hợp. Bằng cách đó, có thể đưa ra những hình thức thưởng phạt khách quan nhằm khích lệ hoặc răn đe để mỗi nhân viên hiểu và hoàn thành tốt hơn vai trò của mình trong doanh nghiệp.

Bước 5: Phát triển văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một trong những yếu tố cốt lõi trong quy trình quản lý nhân sự. Cho dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, startup hay có quy mô toàn cầu mà thiếu đi văn hóa doanh nghiệp thì chắc chắn sẽ không thể trụ vững được trên một thị trường đầy biến động như hiện nay.

Chính vì vậy, việc phát triển và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp là một bước quan trọng không thể thiếu đối với bộ phận quản lý nhân sự. Đây được xem là tinh thần, quan điểm giá trị đại diện của một doanh nghiệp.

Kỹ năng cần thiết mà nhà quản lý nhân sự cần có

1. Kỹ năng chuyên môn
2. Kỹ năng nhân sự
3. Kỹ năng lãnh đạo
4. Kỹ năng quản lý thời gian
5. Kỹ năng giao tiếp
6. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng chuyên môn

Chuyên môn là yếu tố không thể thiếu đối với người làm quản lý nhân sự. Kỹ năng này giúp họ dự đoán được nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra những hoạch định, chân dung ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp, biết cách làm chủ buổi phỏng vấn, đặt ra những câu hỏi nhằm khai thác được hết tính cách, bản chất của các ứng viên, đồng thời có những chỉ bảo, hướng dẫn nhân viên mới để họ nhanh chóng hòa nhập với công ty.

Việc nâng cao kỹ năng chuyên môn liên tục là hết sức cần thiết và quan trọng. Khi đã có một năng lực xuất chúng, thì ở bất cứ môi trường, điều kiện công việc như thế nào, mỗi người đều biết cách để ứng phó và vượt qua được.

Kỹ năng nhân sự

Kỹ năng nhân sự là yếu tố cốt lõi của bất cứ một người làm nhân sự nào, bao gồm việc xác định và thực thi các chiến lược quản lý nhân sự, hoạch định, định hướng về phát triển nguồn nhân lực, thiết kế bộ máy tổ chức, lên kế hoạch tuyển dụng, thu hút nhân tài,…

Kỹ năng lãnh đạo

Những người làm quản lý nhân sự cần có khả năng lãnh đạo để có thể định hướng, hỗ trợ đội ngũ nhân viên trong các vấn đề khó khăn, xây dựng và nuôi dưỡng một môi trường làm việc mà ở đó, nhân viên được thoải mái, hài lòng và tận tâm cống hiến với tổ chức.

Kỹ năng lãnh đạo đồng thời cũng giúp quản lý nhân sự đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả, giải quyết các xung đột, mâu thuẫn một cách hiệu quả, đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý thời gian

Bộ phận quản lý nhân sự thường phải xử lý nhiều việc trong một khoảng thời gian giới hạn, nhưng phải đảm bảo hiệu quả công việc. Từ quản lý đội ngũ nhân viên, giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định cho đến việc triển khai các chiến lược phát triển tổ chức. 

Chính vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp những người làm quản lý nhân sự đưa ra những quyết định nhanh chóng, hiệu quả. Đồng thời tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý, đảm bảo mọi người đều biết rõ nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành.

Kỹ năng giao tiếp

Những người làm nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, điều này bao gồm một giác quan nhạy bén, khéo léo để xử lý các tình huống, hiểu rõ về từng nhiệm vụ, tính chất công việc, tính cách của mỗi người, sẵn sàng lắng nghe và đưa ra những lời khuyên phù hợp cho mỗi nhân viên trong công ty.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình quản lý nhân sự, người làm nhân sự có thể gặp phải nhiều tình huống khác nhau, từ xung đột giữa nhân viên, vấn đề liên quan đến hiệu suất làm việc, đạo đức nghề nghiệp,… Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp phân tích, đánh giá các tình huống linh hoạt, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp và nhanh chóng.

Một số phần mềm quản lý nhân sự phổ biến

• Phần mềm quản lý Nhân sự MISA
• Phần mềm quản lý Nhân sự BASE
• Phần mềm BambooHR
• Nền tảng quản trị nhân viên MyXTeam
• Phần mềm nhân sự IHCM

Phần mềm quản lý nhân sự Misa

Phần mềm quản lý nhân sự MISA được tích hợp hàng loạt các tính năng hữu ích như: Tuyển dụng, chấm công, tính lương, quản lý thông tin nhân sự, thuế, BHXH,… Bên cạnh đó, phần mềm này còn có tính năng bảo mật, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, giúp bộ phận quản lý nhân sự dễ dàng quản lý, bảo vệ thông tin nhân viên một cách an toàn và hiệu quả.

Phần mềm quản lý nhân sự Misa được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của các doanh nghiệp, tổ chức và công ty tại Việt Nam. Với giao diện thân thiện và nhiều tính năng hữu ích, phần mềm này giúp cho việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu tối đa các sai sót trong quá trình tính lương và quản lý nhân viên.

Phần mềm quản lý nhân sự Base

Base.vn là một phần mềm trực tuyến, cho phép quản lý dữ liệu nhân viên và thực hiện các chức năng quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Phần mềm này cung cấp nhiều tính năng như quản lý thông tin nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, quản lý lương và phúc lợi, quản lý chấm công cùng nhiều tính năng khác. Base HR cũng cho phép tùy chỉnh các quy trình công việc để phù hợp với yêu cầu của từng công ty.

Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, Base.vn giúp cho việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn. Tính năng bảo mật và đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu cũng được tích hợp vào phần mềm, đảm bảo mọi thông tin nhân viên được bảo vệ một cách an toàn và hiệu quả.

BambooHR

Được xem là một trong những phần mềm nhân sự quốc tế hàng đầu, BambooHR được nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao nhờ sở hữu hệ thống quản trị tinh gọn. Phần mềm này cũng tích hợp nhiều tính năng như tuyển dụng, quản lý nhân sự, theo dõi nhân viên, đào tạo, hội nhập, quản lý hiệu suất công việc,…

Điểm trừ của phần mềm này là không cung cấp bảng lương, nên bộ phận quản lý nhân sự phải quản lý lương nhân viên trên một công cụ khác.

Nền tảng quản trị nhân viên MyXTeam

MyXTeam là phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam áp dụng. Giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự, giảm thiểu tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đặc biệt, phần mềm này cũng cho phép theo dõi mọi thông tin của dự án online, linh hoạt ở mọi lúc mọi nơi.

Phần mềm nhân sự IHCM

IHCM với nhiều tính năng đánh giá hiệu suất như KPI, OKR, BSC, phần mềm này tập trung vào mục tiêu tối ưu năng suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp. Các nhà quản lý nhân sự có thể cập nhật tình trạng làm việc của đội ngũ nhân viên theo mục tiêu, chú thích, nhận xét cụ thể cho cấp dưới ngay trên bảng công việc.

Học quản lý Nhân sự ở đâu tốt?

Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế / International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”) do PACE nghiên cứu, thiết kế và triển khai, với mong muốn Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế.

Dựa trên Khung năng lực & Kiến thức (BASK) – Chuẩn mực Toàn cầu về Quản trị Nhân sự của Hiệp Hội Quản Trị Nhân Sự Hoa Kỳ (SHRM), chương trình sẽ cung cấp cho:

Người tham dự chương trình:

• Hiểu rõ chân dung và thước đo nghề nghiệp dành cho nhân sự theo chuẩn mực toàn cầu
• Nắm rõ những chuẩn mực về năng lực, đồng thời bổ sung những kiến thức quản trị nhân sự thế giới cho người làm công tác nhân sự trong bối cảnh hội nhập ngày nay
• Thực hiện công tác quản trị nhân sự hiệu quả, góp phần xây dựng hệ thống quản trị nhân sự theo chuẩn toàn cầu
• Được sử dụng hệ thống học liệu SHRM tích hợp trên mạng toàn cầu của SHRM

Với doanh nghiệp cử người tham dự:

• Xây dựng chiến lược nhân sự hiệu quả, vận hành hệ thống quản trị nhân sự một cách chuẩn mực và hiệu quả hơn.
• Quản trị, phát triển nguồn nhân lực thành công hơn nữa, góp phần quan trọng trong việc thực hiện hóa chiến lược, phục vụ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa mọi mặt
• Xây dựng môi trường làm việc đạt chuẩn, biến doanh nghiệp trở thành nơi làm việc mơ ước của mọi nhân viên, tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội trên thị trường lao động.

Bằng cách hướng dẫn và truyền đạt cho đội ngũ nhân viên về các giá trị, chính sách của công ty, bộ phận quản lý nhân sự giúp bảo vệ hình ảnh và danh tiếng của thương hiệu trên thị trường. Quản lý nhân sự hiệu quả là tạo ra một lực lượng lao động tích cực, trung thành và năng suất, cuối cùng là phải tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.