Quản đốc là gì? Vai trò và mô tả công việc quản đốc sản xuất

Quản đốc sản xuất chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động hằng ngày tại nơi làm việc nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, dự án một cách an toàn và hiệu quả.

Quản đốc là gì?

Quản đốc là người chịu trách nhiệm giám sát, quản lý hoạt động sản xuất của một nhóm nhân viên trong tổ chức, đảm bảo các hoạt động, quy trình sản xuất được vận hành trơn tru, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

Quản đốc thực hiện báo cáo cho giám đốc sản xuất, vị trí này thường có nhiều tại các ngành liên quan đến xây dựng, sản xuất. Trên thực tế, trách nhiệm của quản đốc sẽ khác nhau tùy vào tính chất công việc cũng như yêu cầu của môi trường làm việc.

Chức năng của quản đốc sản xuất

Quản đốc sản xuất có vai trò quan trọng trong việc tối ưu hiệu quả sản xuất, xây dựng,… Cụ thể, họ đảm nhận những chức năng bao gồm:

• Nhận yêu cầu, nhiệm vụ, chỉ tiêu từ cấp trên (Giám đốc sản xuất – CPO) rồi trực tiếp triển khai, phân công công việc phù hợp cho từng bộ phận, cá nhân.

• Tham gia vào công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc nhân viên triển khai công việc theo đúng kế hoạch và tiến độ, đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản xuất cũng như an toàn lao động cho nhân viên.

• Chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả sản xuất của bộ phận mình phụ trách cũng như điều hành tốt các hoạt động sản xuất tại nhà máy, đảm bảo kế hoạch đi theo đúng tiến độ, đúng với chỉ tiêu mà cấp trên giao phó.

• Thường xuyên theo dõi, đo lường, kiểm tra từng khâu trong quy trình sản xuất, nhằm kịp thời phát hiện và xử lý sự cố, vấn đề phát sinh không mong muốn như máy móc, nguồn nhân lực, tai nạn lao động,… tránh ảnh hưởng tiến độ của kế hoạch đề ra.

Trách nhiệm của quản đốc trong tổ chức

Tùy vào cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà trách nhiệm của quản đốc sản xuất sẽ khác nhau. Nhìn chung, vị trí này sẽ chịu trách nhiệm cho các vấn đề như:

• Quản lý, lãnh đạo và hỗ trợ nhân viên trong quá trình triển khai công việc. Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả cũng như truyền động lực cho họ cống hiến vì tổ chức.

• Quản lý các hoạt động của xưởng/ nhà máy như hệ thống máy móc, nguyên vật liệu, các phòng ban/ bộ phận có liên quan.

• Chịu trách nhiệm về việc thiết kế, tổ chức hoạt động, đảm bảo mọi quy trình đều được thực hiện hiệu quả và đúng quy định. Đồng thời đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch đề ra được thực thi đúng thời hạn.

• Đưa ra các quyết định chiến lược tác động đến hoạt động của tổ chức, quản đốc cần phân tích các tình huống phức tạp, đánh giá các chọn lựa rồi đưa ra quyết định đúng đắn và khách quan nhất.

• Quản đốc có trách nhiệm định vị, đánh giá, quản lý rủi ro trong tổ chức, đảm bảo doanh nghiệp đang tuân thủ theo các quy định của Pháp luật hiện hành.

• Tương tác với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và cơ quan chính phủ, đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức diễn ra trơn tru, đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan.

Quyền hạn của quản đốc sản xuất

Là người đứng đầu một nhóm nhân viên, quản đốc sản xuất cũng cần có những quyền hạn nhất định, cụ thể:

• Quản đốc có quyền đề xuất, bổ nhiệm hoặc sa thải nhân viên dưới quyền trong bộ phận mình quản lý.

• Toàn quyền theo dõi, giám sát, đánh giá, phân công công việc, luân chuyển nhân sự trong bộ phận mà mình quản lý.

• Có quyền phê duyệt, bác bỏ đề xuất về vấn đề tăng/ giảm chức vụ của các nhân viên trong bộ phận mình quản lý.

• Toàn quyền quyết định việc điều phối, tổ chức, thay đổi các máy móc, thiết bị cần thiết nhằm phục vụ tốt hơn cho quá trình sản xuất.

Mô tả công việc cụ thể của quản đốc

Để điều phối các hoạt động sản xuất và lãnh đạo nhân viên cấp dưới hiệu quả, quản đốc cần biết rõ vị trí họ đang nắm giữ gồm những công việc cụ thể nào. Tùy vào từng tổ chức/ doanh nghiệp mà công việc sẽ khác nhau, tuy nhiên nhìn chung, một số công việc mà một quản đốc thường đảm nhận là:

• Lập kế hoạch về đầu mục công việc cụ thể nhằm sản xuất đủ chỉ tiêu từ cấp trên.

• Điều hành, quản lý hoạt động sản xuất của nhà máy theo đúng mục tiêu, kế hoạch đã đề ra.

• Tham gia vào quá trình sản xuất cùng với phó quản đốc, tổ trưởng, kiểm soát mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

• Đôn đốc, thúc đẩy tiến độ công việc của nhân viên, đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng cũng như an toàn lao động.

• Tiến hành kiểm kê tài sản trong xưởng như máy móc, thiết bị, kho bãi, thành phẩm,…

• Phân công công việc hợp lý đến các tổ sản xuất hoặc các cá nhân, đảm bảo tối ưu hóa hệ thống máy móc và lực lượng lao động.

• Giám sát, kịp thời phát hiện những sai phạm để cải thiện, khắc phục, tránh làm trì trệ quá trình thực thi cũng như gây tổn thất cho doanh nghiệp.

• Theo dõi và lập ra định mức lao động nhằm tăng chất lượng sản phẩm. Đồng thời chủ động trong việc thu hút, tuyển dụng nhân sự nhằm bổ sung kịp thời cho hoạt động sản xuất.

• Báo cáo kết quả sản xuất theo tuần/ tháng/ quý cho ban lãnh đạo cấp cao, Giám đốc tài chính.

• Thực hiện các công việc được ủy quyền khác của giám đốc tài chính.

Yêu cầu cần có của một quản đốc sản xuất

Kỹ năng quản lý, lãnh đạo

Quản đốc là người đứng đầu một nhóm nhân viên, do đó họ cần phải là một nhà lãnh đạo giỏi. Kỹ năng lãnh đạo xuất sắc là biết các giao việc và tạo động lực cho nhân viên làm việc, cống hiến, đồng thời biết cách giải quyết ổn thỏa xung đột giữa các cá nhân, tạo nên một tập thể đoàn kết và làm việc hiệu quả.

Kỹ năng tổ chức

Quản đốc xưởng cần có kỹ năng tổ chức công việc nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru và hiệu quả. Kỹ năng tổ chức bao gồm việc lập kế hoạch, sắp xếp các đầu mục công việc theo mức độ ưu tiên, phân chia công việc cho nhân viên một cách phù hợp, đánh giá tiến độ và có những điều chỉnh khi cần thiết.

Ngoài ra, quản đốc cũng cần kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, đảm bảo rằng mọi việc luôn nằm trong tầm kiểm soát và hoàn thành đúng thời hạn.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Tính chất công việc của quản đốc thường xuyên phải đối mặt với nhiều thách thức, vấn đề trong quá trình quản lý và điều hành. Do đó vị trí này đòi hỏi họ phải có kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt, xử lý khó khăn một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Kỹ năng giải quyết vấn đề bao gồm khả năng phân tích, đánh giá tình huống, tìm ra nguyên căn vấn đề rồi đưa ra giải pháp khả thi, đánh giá hiệu quả của các giải pháp và thực hiện biện pháp tối ưu nhất để giải quyết vấn đề đó. Một quản đốc giỏi có khả năng phát hiện sớm các vấn đề và nhanh chóng giải quyết trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.

>> Tham khảo: Khóa học Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yêu cầu cần có đối với bất kỳ một nhà lãnh đạo nào, kể cả quản đốc. Người đứng đầu một nhóm nhân viên như quản đốc cần phải biết cách truyền đạt thông tin, phân công công việc cho cấp dưới một cách rõ ràng. Do đó, kỹ năng giao tiếp trong những lúc này là rất quan trọng.

Nếu không có kỹ năng giao tiếp tốt, nhân viên khó có thể hiểu rõ về nhiệm vụ mà mình đảm nhận, từ đó gây ra những hệ lụy không đáng có. Bên cạnh đó, quản đốc là người trực tiếp phải báo cáo với giám đốc sản xuất, do đó mà họ phải giao tiếp tốt để báo cáo thật tự tin, tạo sự tin tưởng và tín nhiệm từ cấp trên.

>> Tham khảo: Khóa học giao tiếp

Kỹ năng ra quyết định

Quản đốc cũng có trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ, chẳng hạn như bổ sung, thay mới thiết bị, máy móc, cần thêm những vật liệu gì hoặc các quyết định về giao thức an toàn. Chính vì vậy, kỹ năng ra quyết định là rất cần thiết đối với một quản đốc sản xuất.

Kỹ năng ra quyết định giúp họ linh hoạt đưa ra quyết định, thực hiện dự án theo đúng tiến độ, đồng thời đảm bảo an toàn lao động cho nhân viên mình quản lý.

Lộ trình thăng tiến từ Quản đốc lên Giám đốc sản xuất (CPO)

Bằng cấp, chuyên môn

Bằng cấp không bắt buộc, nhưng nó là lợi thế cạnh tranh rất lớn, đặc biệt là trong môi trường lao động cạnh tranh như hiện nay. Các chuyên ngành phù hợp cho vị trí giám đốc sản xuất bao gồm Quản trị kinh doanh, Kỹ thuật, Kinh tế, Khoa học vật liệu, Công nghệ thông tin, Quản trị nhân lực,…

Ngoài ra, để thăng tiến từ quản đốc lên giám đốc sản xuất, có thể hoàn thành thêm các chứng chỉ về kỹ thuật, sản xuất.

Kinh nghiệm

Trên thực tế, một cá nhân ở vị trí giám đốc sản xuất phải là một người cực kỳ xuất sắc mới tiến thẳng lên chức danh này. Nếu không, hầu hết là họ phải trải qua những chức vụ thấp hơn, chẳng hạn như quản đốc. Trung bình, một người muốn thăng tiến lên vị trí giám đốc sản xuất sẽ mất từ 8 – 15 năm, điều này tùy vào yêu cầu mỗi doanh nghiệp cũng như năng lực của mỗi cá nhân.

Kỹ năng giám đốc sản xuất cần có

Trong quá trình hoạt động ở vị trí quản đốc, mỗi người cần học hỏi, trau dồi những kỹ năng cần thiết để trở nên thật xuất sắc trong vai trò lãnh đạo. Một số kỹ năng cơ bản mà giám đốc sản xuất cần có và phải thật xuất sắc như:

• Kỹ năng lãnh đạo, tổ chức

• Kỹ năng kỹ thuật, công nghệ

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

• Quản lý thời gian

• Kỹ năng ra quyết định

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục

• Kỹ năng nhân sự

So sánh quản đốc sản xuất và giám đốc sản xuất

Phân biệt khái niệm giữa Quản đốc và đốc công

Quản đốc và đốc công là hai khái niệm liên quan đến quản lý trong ngành xây dựng và sản xuất, nhưng chúng có những vai trò và trách nhiệm khác nhau:

• Quản đốc: Thường là người chịu trách nhiệm chung cho một khu vực sản xuất hoặc một dự án xây dựng. Quản đốc giám sát toàn bộ quá trình sản xuất, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo kế hoạch và tiêu chuẩn đã định. Họ cũng quản lý nhân viên và các nguồn lực khác, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và năng suất.

• Đốc công: Đốc công cũng là một vị trí quản lý trong ngành xây dựng, nhưng thường tập trung vào việc giám sát trực tiếp công nhân và hoạt động hàng ngày tại công trường. Đốc công theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo rằng các công nhân tuân thủ các quy trình an toàn và chất lượng, và thường là cầu nối giữa quản đốc và công nhân.

Về bản chất, đốc công thường tập trung nhiều hơn vào các chi tiết kỹ thuật và thực tiễn hàng ngày, trong khi quản đốc có cái nhìn tổng quát hơn và đảm nhiệm nhiều trách nhiệm quản lý rộng lớn hơn.

Các loại quản đốc phổ biến

Các loại quản đốc phổ biến thường được phân loại dựa vào ngành nghề hoặc lĩnh vực công việc mà họ giám sát. Dưới đây là một số loại quản đốc thông thường trong các ngành khác nhau:

• Quản đốc sản xuất: Giám sát quá trình sản xuất trong các nhà máy hoặc xí nghiệp, đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng quy cách, đúng thời gian và đạt chất lượng yêu cầu.

• Quản đốc xây dựng: Chịu trách nhiệm giám sát các dự án xây dựng, từ nhà ở đến cơ sở hạ tầng, phối hợp với các nhà thầu, kỹ sư, và đội ngũ công nhân để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.

• Quản đốc kho: Quản lý hoạt động trong kho, bao gồm việc sắp xếp, lưu trữ và phân phối hàng hóa, theo dõi hàng tồn kho và đảm bảo an toàn trong kho.

• Quản đốc vận hành: Giám sát các hoạt động vận hành của máy móc và thiết bị trong các cơ sở sản xuất hoặc công nghiệp, đảm bảo rằng các thiết bị hoạt động hiệu quả và an toàn.

• Quản đốc bảo trì: Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động bảo trì thiết bị và cơ sở vật chất, đảm bảo rằng tất cả đều hoạt động hiệu quả và an toàn, lập kế hoạch và giám sát các công việc sửa chữa và bảo dưỡng thường xuyên.

• Quản đốc nông nghiệp: Giám sát các hoạt động trong trang trại hoặc khu vực nông nghiệp, bao gồm trồng trọt, thu hoạch, và chăm sóc gia súc, thường xuyên theo dõi các điều kiện môi trường và thực hiện các quyết định liên quan đến canh tác và chăn nuôi.

Mỗi loại quản đốc này có các yêu cầu kỹ năng riêng biệt và đóng góp vào sự thành công của tổ chức trong lĩnh vực tương ứng của họ.

Không có yêu cầu giáo dục chính thức nào để trở thành quản đốc, cũng như không có một lộ trình thẳng tắp nào để tuân theo. Tuy nhiên, với sự cạnh tranh khốc liệt của môi trường lao động như hiện nay, việc có tấm bằng cử nhân cùng các chứng chỉ liên quan khác là một lợi thế cạnh tranh rất lớn cho vị trí này. Quá trình thăng tiến cũng nhờ vào những năm tháng rèn giũa, học hỏi, phấn đấu không ngừng nghỉ của một cá nhân. Do đó, nếu đang có mục tiêu trở thành giám đốc sản xuất, hãy đi lên từ các vị trí thấp hơn như quản đốc sản xuất.