PO là gì? Những điều cần biết về Purchase Order

Là một chủ doanh nghiệp, việc theo dõi hàng tồn kho và đặt hàng vật tư, hàng hóa có thể bán được không phải là nhiệm vụ dễ dàng nhưng chắc chắn nó rất cần thiết cho sự thành công của một doanh nghiệp. Po (Purchase Order) rất quan trọng đối với quy trình mua hàng được quản lý tốt, mặc dù nhiều doanh nhân không hiểu chúng thực sự là gì hoặc cách sử dụng chúng để đạt được thành công về mặt tài chính.

Po (Purchase order) là gì?

Po (Purchase Order) là đơn đặt hàng, là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp nhằm ủy quyền mua hàng. Trong hầu hết các trường hợp, Po đồng thời là hợp đồng ràng buộc chính thức trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ. Giống như “giỏ hàng” trên trang thương mại điện tử, Po về cơ bản là danh sách những thứ mà người mua muốn mua. Nó đưa ra chi tiết đơn đặt hàng, bao gồm số lượng, loại sản phẩm, giá cả mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.

Bằng cách gửi Purchase Order, người mua cam kết mua hàng hóa/ dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Vì đơn đặt hàng được thực hiện trước khi người mua nhận được hóa đơn nên Po sẽ cung cấp cho người bán một bảo hiểm ngăn chặn việc không thanh toán.

Nội dung trên Po

Thông tin chi tiết về hàng hóa trong mỗi Po thường bao gồm các thành phần như số lượng hàng, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, phương thức thanh toán, thời hạn, cam kết từ cả người bán và người mua. Mỗi đơn đặt hàng có thể có những thông tin riêng biệt, tuỳ thuộc vào sự lựa chọn của bên bán và bên mua, cũng như đặc thù của từng doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Các nội dung cơ bản thường gặp trên Po bao gồm:

• Number and date (số và ngày)
• Seller/Buyer: Name, contact, Tel/fax (thông tin người mua, người bán)
• Goods description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa)
• Quantity (số lượng)
• Specifications/Quality (phẩm cấp, thông số kỹ thuật)
• Unit price (đơn giá)
• Total amount (giá trị hợp đồng)
• Payment terms (điều kiện thanh toán)
• Incoterms (điều kiện giao hàng)
• Special instruction (discount, FOC…)
• Signature (chữ ký).

Lợi ích của Po (Purchase order)

Lợi ích cho người mua

• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch: PO là một tài liệu pháp lý ràng buộc, giúp đảm bảo rằng cả người mua và người bán đều hiểu rõ về các điều khoản của đơn hàng. Tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp trong tương lai.

• Tăng hiệu quả quản lý đơn hàng: Po giúp người mua theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả hơn. Thông tin về đơn hàng được ghi rõ trong Po, giúp người mua dễ dàng kiểm tra, theo dõi và xử lý đơn hàng.

• Kiểm soát chi phí: Các thông tin về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng,… được ghi rõ trong Po, giúp người mua dễ dàng so sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Sử dụng Po cho phép người mua theo dõi và đánh giá hiệu quả của quá trình mua hàng. Bằng cách so sánh Po với hóa đơn và kết quả thực tế, người mua có thể xác định xem liệu người bán đã đáp ứng các yêu cầu được đặt ra hay chưa.

Lợi ích cho người bán

• Nhận được đơn đặt hàng rõ ràng: Po giúp người bán hiểu rõ về nhu cầu của người mua, giúp họ chuẩn bị hàng hóa và giao hàng đúng thời hạn.

• Được bảo vệ về mặt pháp lý: Po là một tài liệu pháp lý ràng buộc, giúp người bán được bảo vệ nếu người mua không thanh toán hoặc không nhận hàng.

• Tăng cường mối quan hệ với khách hàng: Po giúp người bán củng cố mối quan hệ với khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

Các dạng Po phổ biến hiện nay

Phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp, có nhiều dạng Po khác nhau. Trong đó có thể kể đến một số loại phổ biến như:

Standard Purchase Order

Đây là loại Po tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến nhất. Nó chứa thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và các điều khoản và điều kiện liên quan đến việc mua hàng.

Blanket Purchase Order

Blanket Purchase Order sử dụng khi một doanh nghiệp muốn mua hàng từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Thay vì cung cấp các thông tin chi tiết về từng đơn đặt hàng cụ thể, Po này chỉ định số lượng, giá cả và các điều kiện chung.

Contract Purchase Order

Loại Po này được dùng trong trường hợp mua hàng theo hợp đồng dài hạn. Bao gồm các điều khoản và điều kiện chi tiết của hợp đồng, như thời gian giao hàng, giá cả, quy định về chất lượng và các điều kiện thanh toán.

Planned Purchase Order

Planned Purchase Order được sử dụng để xác định nhu cầu mua hàng trong tương lai dựa trên kế hoạch sản xuất hoặc dự án. Nó không yêu cầu cung cấp thông tin về ngày giao hàng cụ thể, mà chỉ xác định số lượng và thời gian ước tính cần mua hàng.

Service Purchase Order

Đây là dạng Po được sử dụng khi mua các dịch vụ thay vì hàng hóa vật liệu. Chứa thông tin về dịch vụ được yêu cầu, thời gian cung cấp dịch vụ, giá cả và các điều kiện liên quan khác.

Mục đích của Po là gì?

Po (Purchase Order) là một thỏa thuận pháp lý bảo vệ cả người mua và người bán. Sau khi được nhà cung cấp chấp nhận, đơn đặt hàng sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý. Nếu hiện tại không có hợp đồng nào điều chỉnh mối quan hệ giữa người mua và người bán thì đơn đặt hàng có thể được sử dụng thay cho hợp đồng. Cung cấp sự bảo vệ pháp lý cho cả người mua và người bán.

Mỗi Po được gán một số duy nhất, được gọi là số đơn đặt hàng, để hỗ trợ cả người mua và người bán trong việc theo dõi việc giao hàng và thanh toán của từng yêu cầu mua hàng.

Cụ thể, Po có các mục đích sau:

• Xác nhận yêu cầu mua hàng: Po là tài liệu chính thức xác nhận yêu cầu mua hàng của người mua đối với nhà cung cấp. Khi nhận được PO, nhà cung cấp sẽ biết được chính xác những gì người mua cần mua, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng,…

• Ràng buộc trách nhiệm của hai bên: Khi Po được ký kết bởi cả người mua và nhà cung cấp, nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc pháp lý giữa hai bên. Có nghĩa là cả hai bên đều có trách nhiệm thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong Purchase Order.

• Cơ sở để thanh toán: Po là tài liệu quan trọng để nhà mua xác định số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp. Nhà mua sẽ dựa trên thông tin về số lượng, giá cả,… trong Po để lập hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp.

• Quản lý quá trình đặt hàng: Po giúp người mua quản lý quá trình đặt hàng một cách hiệu quả. Thông qua Po, người mua có thể theo dõi tiến độ đặt hàng, xác định các vấn đề phát sinh (nếu có) và đưa ra các giải pháp kịp thời.

• Cơ sở để lập kế hoạch sản xuất: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, Po có thể được sử dụng làm cơ sở để lập kế hoạch sản xuất. Doanh nghiệp có thể dựa trên các thông tin trong Po để xác định được số lượng hàng hóa cần sản xuất, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

• Cơ sở để kiểm soát chất lượng: Po có thể được sử dụng làm cơ sở để kiểm soát chất lượng hàng hóa. Dựa trên các thông tin trong Po, người mua có thể xác định các tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa cần mua.

Phân biệt Po và PI (Proforma Invoice) và Sale Contract (SC)

Quy trình sử dụng Po (Purchase order)

• Bước 1. Yêu cầu mua hàng: Người cần mua hàng trong tổ chức (thường là các bộ phận như mua hàng, kế toán, quản lý dự án) tạo yêu cầu mua hàng. Yêu cầu này bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác.

• Bước 2. Xác nhận yêu cầu: Yêu cầu mua hàng được gửi đến các bộ phận liên quan để xác nhận và phê duyệt. Quy trình phê duyệt thường tùy thuộc vào cấp bậc và quyền hạn của từng người trong tổ chức.

• Bước 3.Tạo Purchase Order: Sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, một Purchase Order (Po) sẽ được tạo bởi bên mua

• Bước 4. Phê duyệt Po: Po sau đó được gửi đến các bộ phận liên quan (như mua hàng, kế toán) để được xem xét và phê duyệt. Quy trình phê duyệt Po có thể yêu cầu sự chấp thuận từ một hoặc nhiều người có quyền trong tổ chức.

• Bước 5. Gửi Po đến nhà cung cấp: Sau khi Po đã được phê duyệt, tiếp theo sẽ được gửi đến nhà cung cấp. Qua Po, nhà cung cấp sẽ nhận được thông tin chi tiết về đơn hàng và các yêu cầu cần được tuân thủ.

• Bước 6. Xác nhận Po từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp xem xét Po và xác nhận các điều khoản và điều kiện của đơn hàng, đảm bảo rằng cả tổ chức và nhà cung cấp đều đồng ý về các điều khoản của hợp đồng.

• Bước 7. Giao hàng và nhận hàng: Sau khi Po đã được xác nhận, nhà cung cấp sẽ thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ theo yêu cầu trong Po. Từ phía tổ chức, người nhận hàng sẽ kiểm tra và xác nhận rằng hàng hóa/ dịch vụ đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu trong Po hay chưa.

• Bước 8. Xử lý thanh toán: Sau khi hàng hóa/ dịch vụ đã được nhận và xác nhận, bộ phận kế toán sẽ tiến hành xử lý thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên thông tin trong Po.

Cách quản lý Po hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý Po (Purchase Order) hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Một số cách quản lý Po hiệu quả cho doanh nghiệp:

• Xác định quy trình quản lý Po: Xác định và thiết lập quy trình rõ ràng cho việc tạo, phê duyệt và theo dõi Po, đảm bảo nhất quán và tính chính xác trong quản lý Po.

• Tích hợp hệ thống quản lý Po: Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý Po để tạo, theo dõi và lưu trữ thông tin liên quan đến các Po. Hệ thống này giúp tăng tính hiệu quả, giảm thiểu sai sót, tăng khả năng theo dõi và xác minh thông tin.

• Xác thực và phê duyệt Po: Đảm bảo mỗi Po được xác thực và phê duyệt trước khi được gửi đến nhà cung cấp. Quy trình này giúp đảm bảo rằng các mặt hàng được đặt mua là chính xác và phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

• Quản lý lịch trình và theo dõi Po: Theo dõi quá trình gửi Po, giao hàng và thanh toán, đảm bảo các đơn hàng được giao đúng hẹn và các vấn đề liên quan được giải quyết kịp thời.

• Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp: Bằng cách thiết lập sự liên lạc thường xuyên và cung cấp phản hồi, doanh nghiệp có thể đảm bảo nhà cung cấp hiểu rõ các yêu cầu và đáp ứng đúng hẹn.

• Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và dịch vụ khách hàng. Từ đó lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp, tránh làm mất thời gian cả hai bên.

• Tối ưu hóa quy trình Po: Định kỳ xem xét và cải thiện quy trình quản lý Po để tăng tính hiệu quả và giảm thiểu lãng phí. Tìm kiếm các cách thức để tối ưu hóa việc tạo, phê duyệt và xử lý Po.

• Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đảm bảo nhân viên liên quan đến việc quản lý Po được đào tạo và nắm vững quy trình và quy định liên quan. Đồng thời, tạo cơ hội cho nhân viên để nâng cao kỹ năng và hiểu biết về quản lý Purchase Order.

Trong kinh doanh và quản lý chuỗi cung ứng, Purchase Order (Po) đã trở thành một thuật ngữ quan trọng. Kết hợp giữa yêu cầu mua hàng và cam kết tài chính, Po là công cụ nhằm định rõ các chi tiết giao dịch giữa người mua và người bán. Qua việc cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, giá cả và điều kiện giao nhận, Po được xem là nền tảng cho một quá trình mua bán đáng tin cậy và minh bạch. Po không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro và xung đột trong giao dịch mua bán, mà còn đảm bảo tính hiệu quả và hiệu suất của toàn bộ quy trình cung ứng.