Operation Manager là gì? Vai trò, nhiệm vụ và kỹ năng cần có

Operation Manager là gì?

Operation Manager (OM) là trưởng phòng vận hành (Bộ phận Operation) hay nhà quản trị vận hành. OM là người giám sát bức tranh toàn cảnh về tổ chức, họ chịu trách nhiệm quản lý quy trình mua hàng, kế toán, nhân sự, hàng tồn kho,… 

Operation Manager có vai trò đảm bảo tổ chức hoạt động trơn tru và đáp ứng đầy đủ mọi thứ cần thiết để vận hành hiệu quả. Họ có kiến thức sâu rộng và hiểu rõ các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả và an toàn nhất.

Tầm quan trọng của Operation Manager trong doanh nghiệp

Operation Manager đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Họ có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, giám sát hoạt động, quản lý các bộ phận khác nhau trong tổ chức như nhân sự, tài chính,…

Operation Manager cần đảm bảo tổ chức đáp ứng được các tiêu chuẩn về chất lượng của sản phẩm/ dịch vụ. Đồng thời xác định các lĩnh vực có thể cải thiện chất lượng nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Một vai trò quan trọng khác của Operation Manager là đảm bảo tổ chức tuân thủ luật và quy định hiện hành có liên quan. Họ phải nhận thức được các điều khoản có ảnh hưởng đến tổ chức và đảm bảo công ty hoạt động trong khuôn khổ của các quy định này.

Mô tả công việc của Operation Manager (OM)

Quản lý nhân sự

Operation Manager có trách nhiệm quản trị nhân sự bao gồm quản lý và điều phối nhân sự để đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Họ chịu trách nhiệm trong việc tuyển dụng, hướng dẫn, đào tạo trong công việc, quản lý lương thưởng, các vấn đề về hợp đồng, phúc lợi,… của nhân viên trong công ty.

Operation Manager phải đảm bảo đội ngũ nhân viên được phân công đúng với vai trò và có đủ năng lực để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Việc quản lý nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của tổ chức và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng

Operation Manager cần giám sát, đảm bảo nguồn cung ứng của doanh nghiệp vận hành với chi phí hợp lý. Công việc quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng rất quan trọng để đảm bảo sản phẩm được cung cấp đúng thời điểm, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, chi phí hợp lý.

Kiểm soát số lượng hàng tồn để có phương án giải quyết phù hợp, lên kế hoạch đẩy hàng đi nếu bị tồn quá nhiều.

>> Tham khảo: Quản lý chuỗi cung ứng là gì?

Quản lý ngân sách, tài chính

Operation Manager cần xây dựng kế hoạch tài chính, điều phối các hoạt động liên quan đến quản lý ngân sách, tài chính của tổ chức. Việc này nhằm đảm bảo tổ chức có đủ nguồn lực để vận hành, các khoản tiền được dùng với mục đích hợp lý, tiết kiệm.

Bên cạnh đó, Operation Manager cũng cần quản lý các quy trình liên quan đến tài chính như hạch toán, kiểm soát chi phí, lập báo cáo tài chính, đánh giá hiệu quả đầu tư và nâng cao hiệu suất tài chính của tổ chức. Việc quản lý ngân sách và tài chính đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định, phát triển bền vững của tổ chức.

>> Tham khảo: Quản trị tài chính: Mục tiêu, chức năng và nguyên tắc

Quản lý hoạt động chung của doanh nghiệp 

Operation Manager có trách nhiệm quản lý các hoạt động diễn ra trong tổ chức như các hoạt động sản xuất, Marketing, đánh giá chiến lược, cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng,…

Trên thực tế tại các tập đoàn lớn, Operation Manager có thể chịu trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Chằng hạn như chuyên về phát triển sản phẩm sẽ chịu trách nhiệm về quy trình sản xuất, giám sát, kiểm soát, điều chỉnh quá trình làm sản phẩm.

Những kỹ năng, tố chất của một Operation Manager

1. Chuyên môn, nghiệp vụ
2. Kỹ năng lãnh đạo
3. Kỹ năng giao tiếp
4. Kỹ năng xây dựng chiến lược
5. Kỹ năng làm việc nhóm
6. Kỹ năng quản lý rủi ro, giải quyết vấn đề

Chuyên môn, nghiệp vụ

Operation Manager cần có kiến thức chuyên môn về các quy trình, phương pháp, công nghệ liên quan đến hoạt động sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý nhân sự, tài chính và các lĩnh vực khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

Bằng cấp là không bắt buộc, tuy nhiên muốn leo lên vị trí Operation Manager nhanh hơn, một người cần có bằng cử nhân với chuyên ngành liên quan đến quản trị. Đồng thời có nhiều năm kinh nghiệm tại vị trí Manager hoặc quản lý tương đương để có khả năng lãnh đạo đội nhóm hiệu quả.

Kỹ năng lãnh đạo

Operation Manager cũng là người đóng vai trò lãnh đạo trong một tổ chức, đặc biệt là trong những môi trường lớn đòi hỏi sự chuyên nghiệp, kỹ năng lãnh đạo của Operation Manager lại càng hết sức quan trọng.

Operation Manager cần có khả năng phát triển kế hoạch và chiến lược cho tổ chức, phân công công việc hợp lý, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và truyền động lực cho nhân viên, tăng hiệu suất công việc.

Kỹ năng giao tiếp

Tính chất công việc của Operation Manager là thường xuyên giao tiếp, thiết lập và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan như nhà cung cấp, khách hàng, ban giám đốc,…

Giao tiếp hiệu quả giúp Operation Manager có thể truyền đạt thông tin, ý tưởng và kế hoạch của mình một cách rõ ràng và chính xác đến các thành viên trong tổ chức, các nhà cung cấp, khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp đồng thời cũng giúp Operation Manager có thể lắng nghe và hiểu quan điểm, ý kiến và phản hồi từ các thành viên, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Kỹ năng xây dựng chiến lược

Là người trực tiếp xây dựng chiến lược hoạt động cho doanh nghiệp, Operation Manager cần sở hữu kỹ năng xây dựng chiến lược hiệu quả. Đồng thời thực hiện giám sát các bộ phận, phòng ban khác trong quá trình vận hành.

Khả năng xây dựng chiến lược tốt giúp tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và đạt hiệu suất cao.

Kỹ năng làm việc nhóm

Là cầu nối giữa các bộ phận, phòng ban và đội ngũ nhân sự trong tổ chức, Operation Manager cần có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Kỹ năng này nhằm thúc đẩy sự hợp tác và trao đổi thông tin giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức, tăng sự đồng thuận, tinh thần đoàn kết giữa các thành viên.

Từ đó tạo ra môi trường thân thiện, lành mạnh, sử dụng nguồn nhân lực phù hợp, góp phần vào sự tăng trưởng và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý rủi ro, giải quyết vấn đề

Xung đột giữa các nhân sự, sự chậm trễ trong việc thực hiện nhiệm vụ, sự cố hệ thống và các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến vận hành, Operation Manager phải sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đánh giá các phương án và thực hiện các giải pháp để khắc phục.

Operation Manager cũng cần có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn và kịp thời khi đối mặt với các tình huống khẩn cấp. Kỹ năng quản lý rủi ro, giải quyết vấn đề linh hoạt giúp Operation Manager có thể đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức diễn ra an toàn và hiệu quả, đồng thời tạo ra giá trị và sự tin tưởng cho các bên liên quan.

Thách thức và cơ hội của vị trí Operation Manager

Thách thức

• Quản lý việc vận hành các hoạt động của tổ chức đòi hỏi Operation Manager phải luôn đối mặt với các thách thức về quản lý nguồn lực, quản lý rủi ro, quản lý nhân sự, quản lý chi phí, quản lý chất lượng sản phẩm/ dịch vụ.
• Tính chất công việc đòi hỏi Operation Manager phải làm việc với các vấn đề khẩn cấp, bất ngờ, đòi hỏi một người phải có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn.

Cơ hội

• Có nhiều cơ hội để học hỏi và phát triển kỹ năng, từ đó giúp Operation Manager có thể thăng tiến lên các chức danh cao hơn trong tổ chức.
• Có cơ hội hợp tác với các đối tác cung ứng khác, phát triển và duy trì các mối quan hệ, tạo ra giá trị cho tổ chức.

Học gì để làm Operation Manager?

Bằng cử nhân, các bằng thạc sĩ hay chứng chỉ là không bắt buộc với vị trí Operation Manager. Tuy nhiên, việc hoàn thành các khóa học đại học hay đạt được các bằng cấp cao hơn sẽ là bàn đạp vững chắc và nhanh chóng hơn cho lộ trình trở thành Operation Manager.

Các chuyên ngành về quản trị như quản trị tài chính, quản trị nhân sự, Marketing, kinh doanh,… là những ngành học phù hợp để làm Operation Manager. Các doanh nghiệp lớn, có quy mô toàn cầu có thể yêu cầu các bằng cấp cao hơn như thạc sĩ, các chứng chỉ liên quan,… để đáp ứng yêu cầu cao hơn trong công việc.

>> Tham khảo: Các chương trình Đào tạo Quản trị tại Học Viện Quản Lý PACE

Phân biệt Operation Manager và Operation Director 

Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, Operation Manager cần phải quan tâm và linh hoạt với công nghệ để có thể thiết kế các quy trình một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn.

Operation Manager được xem là một vị trí quản lý rất quan trọng trong tổ chức. Với nhiều trách nhiệm và thách thức, vị trí này đòi hỏi họ phải nắm vững các kiến thức về quản trị như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý rủi ro để đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả và tiết kiệm nhất