Nhân sự là gì? Vai trò và các vị trí công việc của ngành nhân sự

Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công ty có đủ người vào đúng vị trí và nuôi dưỡng một môi trường làm việc công bằng, tôn trọng giữa các thành viên với nhau. Nhân sự cũng phải đảm bảo rằng, mọi nhân viên đều có cơ hội thăng tiến, phát triển trong vai trò của họ.

Nhân sự là gì?

Nhân sự là bộ phận chuyên về việc quản lý mọi thứ liên quan đến đội ngũ nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, lương thưởng và xử lý các vấn đề khác.

Nói một cách dễ hiểu, nghề nhân sự chịu trách nhiệm quản lý vòng đời của nhân viên, bắt đầu từ việc thu hút, tuyển dụng, đào tạo, nghỉ hưu, sa thải,… và quản lý các phúc lợi, đảm bảo nuôi dưỡng một môi trường lành mạnh, giữ chân người tài, thúc đẩy năng suất làm việc và sự trung thành, tận tâm với tổ chức của nhân viên.

Vai trò của nhân sự trong doanh nghiệp

Công việc của nhân sự tuy không trực tiếp mang lại lợi nhuận ở dạng định lượng cho doanh nghiệp. Nhưng vai trò của bộ phận này lại vô cùng quan trọng, bởi họ quản lý tài sản quý giá nhất của một doanh nghiệp – con người.

Một phòng ban nhân sự hoạt động hiệu quả, thực hiện tròn vai những nhiệm vụ của mình sẽ mang lại giá trị bền vững cho doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển lâu dài. Vai trò của nhân sự phải kể đến bao gồm:

Tuân thủ Luật lao động hiện hành

Bộ phận nhân sự cần phải đảm bảo các hoạt động trong tổ chức tuân thủ đầy đủ các quy định lao động hiện hành. Họ cần nắm và áp dụng đúng các quy định liên quan đến tuyển dụng, điều kiện làm việc, lương, phúc lợi, an toàn, bảo hiểm lao động,…

Nếu doanh nghiệp vi phạm các quy định về lao động, có thể phải đối mặt với các hình thức xử lý hành chính hoặc pháp lý, bị phạt hoặc thậm chí là kiện tụng. Chính vì vậy, việc đảm bảo tuân thủ Luật lao động hiện hành là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức.

Thu hút, tuyển chọn, đào tạo

Bộ phận nhân sự cần đưa ra các chiến lược nhằm thu hút những ứng viên tài năng, phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Sau đó phân tích hồ sơ, phỏng vấn và kiểm tra tài liệu tham chiếu để đánh giá khả năng, thái độ của ứng viên.

Đồng thời bộ phận nhân sự cũng có trách nhiệm đảm bảo đội ngũ nhân viên được đào tạo, phát triển để nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc. Điều này bao gồm việc thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo, đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên, triển khai các chương trình đào tạo đáp ứng được nhu cầu của tổ chức và nhân viên.

>> Đọc thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Chính sách, phúc lợi

Bộ phận nhân sự đảm nhiệm việc quản lý các chính sách và phúc lợi của đội ngũ nhân viên, bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm và các khoản khác. Việc quản lý chính sách và phúc lợi hiệu quả giúp giữ chân nhân viên tốt hơn, nâng cao sự hài lòng và tăng cường tinh thần làm việc của nhân viên.

Các nhóm công việc cụ thể của nghề nhân sự

1. Mảng tuyển dụng 
2. Nhóm công việc lương thưởng và phúc lợi
3. Nhóm công việc hành chính
4. Mảng đào tạo và phát triển 
5. Mảng quản lý, đánh giá hiệu suất

Mảng tuyển dụng 

Tuyển dụng là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự, họ phải tìm kiếm đội ngũ nhân viên tài năng và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Thị trường lao động có nhiều biến động trong những năm gần đây, người lao động có xu hướng nhảy việc nhiều. Do đó, bộ phận nhân sự phải luôn có kế hoạch nguồn nhân lực dự phòng, đảm bảo có đủ người để tổ chức vận hành trơn tru.

Một số công việc cụ thể như:

• Xây dựng và thực thi kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới dựa vào tình hình hiện tại của công ty
• Thu hút, chiêu mộ nhân tài bằng các chính sách, đãi ngộ hấp dẫn
• Lọc CV, phỏng vấn, tuyển chọn ứng viên phù hợp
• Tổ chức các hoạt động, sự kiện cho đội ngũ nhân viên trong công ty như sinh nhật, Team Building, Happy Hour, Monthly Event, Year End Party,..

Nhóm công việc lương thưởng và phúc lợi

Chính sách về lương thưởng, đãi ngộ, phúc lợi cho nhân viên là yếu tố quan trọng góp phần tạo động lực, thu hút và giữ chân nhân viên. Đối với nhóm công việc này, người làm nhân sự cần thực hiện các nhiệm vụ như:

• Tính lương, các khoản thuế, phụ cấp, thưởng KPI,… cho nhân viên hàng tháng
• Lập báo cáo về các khoản phí, bảng lương của nhân viên cho nội bộ, báo cáo các khoản thuế
• Hỗ trợ giám đốc nhân sự trong việc xem xét tăng lương hằng năm, đánh giá hiệu suất công việc, thăng tiến,…

Nhóm công việc hành chính

Mảng công việc hành chính bao gồm việc quản lý đội ngũ nhân viên, triển khai các chính sách của cấp trên, điều tra nội bộ,… và một số công việc cụ thể sau:

• Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân sự
• Cập nhật thông tin nội bộ
• Theo dõi thanh toán chi phí cố định tại văn phòng: chi phí thuê văn phòng, hóa đơn điện nước, văn phòng phẩm,…
• Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến nhân sự như hợp đồng lao đồng, hướng dẫn tuyển dụng vị trí mới
• Soạn thảo hợp đồng với đối tác cung ứng: Hợp đồng thuê văn phòng, nhà cung cấp, đối tác thu mua,…
• Cập nhật, bổ sung các chính sách, quy định mới của công ty
• Giải đáp thắc mắc của nhân viên các vấn đề liên quan đến nhân sự.

Mảng đào tạo và phát triển 

Phòng nhân sự cũng cần đảm nhiệm về công tác đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên. Bao gồm việc thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp, tìm kiếm giảng viên, nhà cung cấp đào tạo, giám sát quá trình đào tạo. Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, bộ phận nhân sự cần đánh giá hiệu suất của mỗi nhân viên, nhằm có những điều chỉnh phù hợp.

Mảng quản lý, đánh giá hiệu suất

Mảng công việc này đòi hỏi bộ phận nhân sự cần xác định mục tiêu, kỳ vọng cụ thể và thường xuyên kiểm tra kết quả. Mỗi mục tiêu cần được cá nhân hóa cho nhân viên và thay đổi nếu cần thiết. Điều này nhằm cung cấp cho nhân viên hiệu quả làm việc trong thời gian thực, từ đó có những điều chỉnh cần thiết cũng như tạo động lực ngầm cho họ hoàn thành công việc một cách tối đa nhất.

Yêu cầu cần có của những người làm nhân sự

1. Chịu được áp lực công việc
2. Sự quan tâm đến con người
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
4. Tinh thần tổ chức và trách nhiệm
5. Kỹ năng phân tích và đánh giá
6. Tinh thần cầu tiến

Chịu được áp lực công việc

Bất kỳ công việc nào cũng sẽ có những căng thẳng, áp lực nhất định, nghề nhân sự cũng vậy. Khi không tuyển được đủ người cho các bộ phận/ phòng ban, nhân sự nghỉ việc quá nhiều, ứng viên đến phỏng vấn chưa thực sự chất lượng,… sẽ khiến bộ phận này đau đầu và áp lực rất nhiều.

Sự quan tâm đến con người

Những người làm nhân sự cần phải có sự quan tâm, hiểu, cảm thông, chia sẻ với những mong muốn của nhân viên và giúp họ phát triển. Họ cần phải có khả năng tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, tích cực và nhiều động lực, thúc đẩy nhân viên đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Người làm nhân sự thường phải đối mặt với các vấn đề liên quan đến nhân viên, chẳng hạn như xử lý khiếu nại, giải quyết các vấn đề về lương, chế độ phúc lợi hay các vấn đề liên quan khác. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp người làm nhân sự linh hoạt ứng phó với các tình huống, hạn chế xảy ra những vấn đề tiêu cực không cần thiết.

Tinh thần tổ chức và trách nhiệm

Những người làm nhân sự cần phải có tinh thần tổ chức, trách nhiệm và chủ động trong công việc, họ cũng cần làm gương cho đội ngũ nhân viên tuân thủ theo các quy định, chính sách đặt ra của công ty, đảm bảo các hoạt động của bộ phận được thực hiện đúng thời hạn và hiệu quả.

Kỹ năng phân tích và đánh giá

Kỹ năng phân tích và đánh giá đặc biệt cần thiết trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân viên. Khả năng phân tích các câu trả lời của ứng viên, đánh giá kỹ năng, kiến thức và tính cách của ứng viên giúp chọn lọc ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.

Khả năng phân tích còn giúp những người làm nhân sự đánh giá tiềm năng phát triển của nhân viên, từ đó có những chính sách thăng tiến phù hợp hoặc bổ sung vào các vị trí quản lý còn thiếu.

Tinh thần cầu tiến

Ngành nhân sự liên tục thay đổi và phát triển, đặc biệt là trong một thị trường lao động nhiều biến chuyển như hiện nay. Theo bối cảnh đó, người làm nhân sự cần phải có tinh thần cầu tiến, luôn cập nhật kiến thức mới và áp dụng những phương pháp, công nghệ tiên tiến nhằm cải thiện quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự.

Một số câu hỏi thường gặp về nhân sự

1. Nghề nhân sự học ngành nào?
2. Phân biệt Recruitment và Talent Acquisition?
3. Phân biệt HR Internal và HR Services?

Nghề nhân sự học ngành nào?

Những người làm nhân sự học nhiều ngành khác nhau, tùy thuộc vào trình độ và lĩnh vực mà người học muốn theo đuổi. Một số ngành phổ biến phải kể đến như Quản trị nhân lực, Quản lý nhân sự, Hành chính nhân sự, Tâm lý học, Kinh tế, Luật,…

Phân biệt Recruitment và Talent Acquisition?

Nếu Talent Acquisition mang tính chiến lược, phát triển các kế hoạch nhân sự về dài hạn thì Recruitment sẽ cố gắng tìm ứng viên càng sớm càng tốt để đáp ứng vị trí đang trống của doanh nghiệp.

Phân biệt HR Internal và HR Services?

Nói một cách dễ hiểu, HR Internal là nhân viên của doanh nghiệp, tham gia trực tiếp vào quá trình tuyển dụng nhân sự. Còn HR Services là bộ phận thuê ngoài, nhằm tìm kiếm những ứng viên chất lượng.

Các khóa học về Nhân sự tại PACE

1. Quản trị Nhân sự Quốc tế – IHRM
2. Khóa học CHRO – Đào tạo Giám đốc Nhân sự
3. Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
4. Kỹ năng giao việc hiệu quả
5. Kỹ năng đào tạo & huấn luyện nhân viên
6. Triển khai OKR & KPI

Quản trị Nhân sự Quốc tế/ International Human Resource Management – IHRM

Trong bối cảnh hội nhập như hiện nay, đòi hỏi những người làm nhân sự vừa phải thực hiện tốt các chức năng cơ bản, vừa phải đảm nhận nhiều vai trò lãnh đạo quan trọng, đóng góp một phần không nhỏ vào định hướng, chiến lược của tổ chức.

Do đó, khóa học “Quản trị Nhân sự Quốc tế / International Human Resource Management” (gọi tắt là “IHRM”) được PACE nghiên cứu, thiết kế dành cho những người đang làm nghề quản trị nhân sự ở các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với Ban giảng huấn là các chuyên gia giàu kinh nghiệm về quản trị nhân sự trong môi trường quốc tế, đã được SHRM chứng nhận đạt tiêu chuẩn giảng dạy các chương trình của SHRM do Học viện Quản lý PACE triển khai.

Chi tiết chương trình xem tại: Quản trị Nhân sự Quốc tế – IHRM

Khóa học CHRO – Đào tạo Giám đốc Nhân sự

Khóa học “CHRO – Đào tạo Giám đốc Nhân sự” dành cho những người đang là Giám đốc nguồn nhân lực, giám đốc nhân sự, trưởng bộ phận nhân sự/ tổ chức hành chính,… của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, đang muốn trang bị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để trở thành một Giám đốc Nhân sự thực thụ. Khóa học này cũng dành cho những người đang làm ở bộ phận nhân sự có hoài bão trở thành Giám đốc Nhân sự trong tương lai.

Ban giảng huấn của chương trình là các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc quản trị nhân sự, có kiến thức sâu sắc về quản trị nhân sự quốc tế, bối cảnh nhân sự Việt Nam hiện tại, những người khao khát đưa ngành quản trị nhân sự Việt Nam lên một tầm cao mới và hội nhập với các ngành quản trị nhân sự thế giới.

Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Chương trình đào tạo “Kỹ năng Phỏng vấn Tuyển dụng” (Interviewing Skills) được PACE triển khai với mong muốn nâng cao sự chuyên nghiệp trong phỏng vấn, dành cho các cấp lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp; các Giám đốc chức năng, trưởng/ phó phòng, đội ngũ quản lý bộ phận nhân sự, chuyên viên phụ trách tuyển dụng trong doanh nghiệp.

Chỉ với 2 buổi duy nhất, Học viên sẽ được trang bị những tư duy, nhận thức cốt lõi về việc phỏng vấn, biết cách phỏng vấn phù hợp với từng ứng viên, tuyển dụng được những người tài năng và phù hợp với doanh nghiệp.

Kỹ năng giao việc hiệu quả

“Kỹ năng Giao việc Hiệu quả” được PACE triển khai với mong muốn giúp các nhà quản lý nâng cao kỹ năng quan trọng này trong việc quản trị. Khóa học này dành cho các cấp quản lý & lãnh đạo trong doanh nghiệp, đội ngũ quản lý cấp trung, những người đang tham gia làm việc trong môi trường doanh nghiệp có mong muốn hoàn thiện kỹ năng quan trọng này.

Kỹ năng đào tạo & huấn luyện nhân viên

Chương trình “Kỹ năng Đào tạo & Huấn luyện Nhân viên” do PACE triển khai giúp các cấp lãnh đạo, quản lý và các giảng viên nội bộ có thể làm đúng và làm tốt công việc của mình, nhằm giúp nhân sự các cấp trong doanh nghiệp học tập, phát triển bản thân và đúng với chiến lược nhân lực của doanh nghiệp.

Triển khai OKR & KPI

Chương trình đào tạo “Triển khai OKR & KPI” do PACE thiết kế, biên soạn và triển khai nhằm giúp các doanh nghiệp nhận biết được bản chất của OKR và KPI trong mối quan hệ với việc quản lý hiệu quả hoạt động. Chương trình này cũng giúp trình bày mô hình xây dựng & vận hành hệ thống OKR và KPI nhằm quản lý hiệu quả các hoạt động.

Vai trò của bộ phận nhân sự là đảm bảo rằng tài sản quan trọng nhất của công ty – vốn con người, đang được nuôi dưỡng và hỗ trợ thông qua hoạt động quản lý các chương trình, chính sách và thủ tục cũng như thúc đẩy môi trường làm việc tích cực, lành mạnh.

Quản lý nhân sự hiệu quả có thể đóng góp năng suất hơn vào định hướng chung của công ty, do đó đảm bảo rằng các mục tiêu được hoàn thành. Đội ngũ quản lý nhân sự ngày nay chịu trách nhiệm nhiều hơn so với các nhiệm vụ hành chính hoặc nhân sự truyền thống. Thay vào đó, bộ phận này cần tập trung hơn vào việc gia tăng giá trị cho việc sử dụng chiến lược nhân viên và đảm bảo rằng các chính sách dành cho nhân viên đang tác động đến doanh nghiệp theo những cách tích cực và có thể đo lường được.