Kỹ năng lắng nghe là gì? Vai trò và nguyên tắc rèn luyện

Chúng ta đang sống trong một thế giới ồn ào, nơi các mạng xã hội và giao tiếp thông qua trung gian như Facebook, Zalo, Instagram,… khuyến khích mỗi người liên tục nói, viết và đưa ra ý kiến ​​của mình. Tuy nhiên, chúng ta thường khó lắng nghe nhau một cách cẩn thận, chính vì vậy việc phát triển kỹ năng lắng nghe là rất quan trọng.

Lắng nghe là gì?

Lắng nghe là hành động tập trung và chú ý để nghe và hiểu những gì người khác đang nói một cách chân thành và tôn trọng. Khi lắng nghe, chúng ta tập trung vào người đang nói, không phân tán tâm trí và không gián đoạn. Hành động lắng nghe bao gồm cả việc chú ý đến cả những điều ngụ ý, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể của người khác.

Lắng nghe không chỉ đơn thuần là việc nghe và hiểu ý kiến hoặc thông tin của người khác, mà còn là thể hiện sự quan tâm và đồng cảm. Khi lắng nghe, chúng ta tạo điều kiện thuận lợi để người khác chia sẻ cảm xúc, suy nghĩ và kinh nghiệm của họ một cách tự nhiên và thoải mái hơn.

Để giao tiếp hiệu quả và xây dựng mối quan hệ tốt với người khác thì kỹ năng lắng nghe rất quan trọng. Khi ta lắng nghe một cách chân thành, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về tình cảm, ý kiến và nhu cầu của người khác, giúp tăng cường sự tin tưởng và đồng cảm trong mối quan hệ giữa các cá nhân.

Kỹ năng lắng nghe là gì?

Kỹ năng lắng nghe là khả năng tập trung vào người nói và hiểu rõ ý nghĩa của những gì họ đang truyền tải. Điều này bao gồm việc chú ý đến nội dung được truyền tải và cả những cảm xúc, suy nghĩ, động cơ của người nói. Kỹ năng lắng nghe còn là việc phản hồi lại người nói bằng cách sử dụng các câu hỏi, tóm tắt lại những gì đã được nghe để đảm bảo rằng thông điệp đã được hiểu đúng và đầy đủ.

Lắng nghe hiệu quả giúp người khác cảm thấy được tôn trọng và lời nói của mình có giá trị. Kỹ năng này được xem là nền tảng của một cuộc trò chuyện thành công trong bất kỳ bối cảnh nào, dù ở nơi làm việc hay trong các tình huống hằng ngày.

Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe

• Tiếp nhận thông tin: Thông thường, người nghe có tương tác cao với người nói, họ cần nhớ lại các chi tiết cụ thể, đặc biệt là khi người nói đang hướng dẫn, giới thiệu về một quy trình, hoạt động cụ thể hoặc đưa ra những thông tin mà người nghe cần có trách nhiệm truyền đạt lại cho nhiều người nữa.

• Thể hiện người có hiểu biết: Kỹ năng lắng nghe tốt thể hiện một người có sự hiểu biết sâu sắc, có thể phân tích và đánh giá chất lượng thông tin, lập luận của người nói, điều này đồng thời cũng cho thấy họ là người có tư duy phản biện và tôn trọng người khác.

• Mở rộng kiến thức: Khi lắng nghe, chúng ta có thể học hỏi được rất nhiều điều mới từ đối phương. Đây chính là cơ hội để nâng cao hiểu biết và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm quý báu.

• Xây dựng lòng tin: Khi người nói cảm thấy đối phương tập trung lắng nghe và không phán xét hay can thiệp những lời mình nói, họ sẽ có cơ hội tâm sự và kể chuyện nhiều hơn. Điều này rất hữu ích khi gặp khách hàng hoặc đối tác làm việc mới.

• Nhận biết và giải quyết vấn đề: Kỹ năng lắng nghe xuất sắc giúp người nghe dễ dàng nhận ra những khó khăn mà đối phương đang gặp phải hoặc các vấn đề không mong muốn. Điều này giúp họ nhanh chóng xác định và có kế hoạch, phương pháp để giải quyết chúng.

• Mở rộng và nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp: Khi chân thành lắng nghe người khác nói, đối phương sẽ nhanh chóng cảm thấy thoải mái và giao tiếp thường xuyên hơn. Điều này giúp mở rộng và nuôi dưỡng nhiều mối quan hệ, phát triển hợp tác hiệu quả hơn với các đối tác, khách hàng.

Nguyên tắc rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả

1. Giữ giao tiếp bằng mắt tốt
2. Đặt câu hỏi mở
3. Hãy kiên nhẫn
4. Tuyệt đối không được ngắt lời
5. Không phán xét, áp đặt
6. Thấu hiểu khi lắng nghe

Giữ giao tiếp bằng mắt tốt

Trong một cuộc trò chuyện, giao tiếp bằng mắt đặc biệt quan trọng, điều này cho đối phương biết rằng người nghe đang có mặt. lắng nghe những gì họ nói và không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác xung quanh.

Hãy áp dụng quy tắc 50/70, tức là duy trì giao tiếp bằng mắt trong 50% đến 70% thời gian lắng nghe, giữ liên lạc trong 4 – 5 giây trước khi nhìn đi chỗ khác.

Đặt câu hỏi mở

Những câu hỏi “Có hoặc Không” thường tạo ra những câu trả lời cụt ngủn và khiến cuộc trò chuyện trở nên bí bách. Điều này không hữu ích trong kỹ năng lắng nghe hiệu quả, gây khó khăn cho việc thấu hiểu đối phương vì không thể khám phá được nhiều điều từ một câu trả lời ngắn, không mang tính mô tả.

Thay vào đó, hãy hỏi những câu hỏi mở để thể hiện bản thân đang quan tâm đến những gì đối phương nói, chẳng hạn:

• Bạn có thể cho tôi biết sâu hơn về điều đó?
• Bạn nghĩ thế nào về chúng?
• Có những khía cạnh nào của vấn đề mà chúng ta chưa đề cập đến?
• Bạn nghĩ kết quả tốt nhất trong tình huống này là gì?

Hãy kiên nhẫn

Kiên nhẫn là một kỹ thuật lắng nghe hiệu quả vì nó cho phép bản thân mỗi người tập trung lắng nghe mà không ngắt lời người khác. Kiên nhẫn không có nghĩa là cố gắng lấp đầy khoảng thời gian im lặng bằng những suy nghĩ hoặc câu chuyện của người nghe. Đừng chuẩn bị câu trả lời trong khi đối phương vẫn đang nói, cũng đừng thay đổi chủ đề quá đột ngột vì nó thể hiện sự thiếu kiên nhẫn.

Để lắng nghe tốt, cần phải tập trung hoàn toàn vào người nói, cố gắng hiểu rõ ý muốn và suy nghĩ của họ. Đôi khi, người nói sẽ diễn tả những suy nghĩ phức tạp hoặc không rõ ràng, lúc này người nghe cần phải kiên nhẫn để đối phương có thể diễn tả rõ hơn.

Tuyệt đối không được ngắt lời

Tuyệt đối không ngắt lời khi đối phương đang nói, điều này khiến đối phương cảm thấy không được tôn trọng và mất hứng thú để chia sẻ tiếp câu chuyện. Hãy để người nói có không gian và thời gian để chia sẻ, giãi bày, đặt bản thân vào đối phương để cảm nhận và thấu hiểu.

Không phán xét, áp đặt

Không ai muốn chia sẻ những câu chuyện của mình với một người bảo thủ, luôn lấy tư tưởng của mình áp đặt, phán xét người khác, rồi đòi hỏi đối phương phải đồng thuận và không được bảo vệ quan điểm của họ. Do đó, để có được kỹ năng giao tiếp hiệu quả, mỗi người cần có một tư tưởng cởi mở, khách quan và nhìn nhận mọi việc từ nhiều hướng khác nhau.

Hãy hạn chế cái tôi của bản thân trong giao tiếp, đừng lúc nào cũng cho rằng quan điểm của mình là đúng, việc tiếp thu, học hỏi từ người khác sẽ giúp mỗi người tiến bộ và hoàn thiện hơn mỗi ngày.

Thấu hiểu khi lắng nghe

Trong nhiều trường hợp, người nghe cần tinh ý để nhận ra những ẩn ý mà đối phương muốn truyền đạt. Việc thấu hiểu giúp mỗi người có thể đưa ra phản hồi phù hợp, tạo ra không gian giao tiếp thoải mái và hiệu quả hơn.

3 Hiểu lầm trong kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe là lép vế

Nhiều người cho rằng chỉ ngồi nghe người khác nói thôi là đang lép vế, không được thể hiện quan điểm của bản thân. Tuy nhiên, lắng nghe là một cuộc giao tiếp hai chiều, người nghe có thể dẫn dắt cuộc nói chuyện theo hướng mình mong muốn, bằng cách lắng nghe hiệu quả, họ có thể đặt ra những câu hỏi phù hợp.

Khi lắng nghe, chúng ta dành thời gian và sự tập trung để tiếp nhận và hiểu những gì đối phương nói. Điều này giúp chúng ta hiểu rõ hơn, phản hồi tốt hơn và tạo ra sự kết nối sâu sắc hơn với nhau. Nói cách khác, lắng nghe cũng là đang dẫn dắt và kiểm soát câu chuyện.

Lắng nghe là ngồi im

Lắng nghe không phải là ngồi im và chỉ nhìn những người xung quanh bàn tán sôi nổi về một chủ đề nào đó. Kiểu lắng nghe bị động và cuối buổi không đọng lại bất kỳ một điều gì không mang lại kết quả gì cả.

Lắng nghe là một hành động tinh thần, một trạng thái tập trung và thấu hiểu những gì đang diễn ra xung quanh. Mặc dù việc ngồi im có thể giúp chúng ta tập trung hơn vào người nói, nhưng phải trong một trạng thái tư duy mở để nhận thông tin một cách chân thành, sẵn lòng thấu hiểu và đáp ứng.

Lắng nghe trong mọi tình huống đều giống nhau

Lắng nghe trong nhiều trường hợp là khác nhau, mỗi loại lắng nghe mang một đặc trưng riêng. Do đó, mỗi người cần hiểu đúng để áp dụng cho các tình huống đa dạng, tránh làm ảnh hưởng đến những mối quan hệ xung quanh.

Chẳng hạn, trong một cuộc hội thảo chuyên môn, cần lắng nghe kỹ lưỡng để hiểu rõ các thông tin kỹ thuật và kiến thức được trình bày. Trong khi đó, trong một cuộc hội thoại giữa bạn bè, có thể lắng nghe một cách thoải mái, sử dụng ngôn ngữ cơ thể để làm cuộc hội thoại trở nên thú vị, sinh động hơn.

Ngoài ra, lắng nghe cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào mục đích của mỗi người. Nếu đang cố gắng giải quyết một vấn đề hoặc trao đổi ý kiến, cần phải lắng nghe một cách cẩn thận để hiểu rõ vấn đề và quan điểm của người khác, từ đó đưa ra phản hồi phù hợp. Trong khi đó, nếu đối phương đang tâm sự hay kể những câu chuyện của riêng họ, hãy tỏ ra cảm thông, thấu hiểu và sẻ chia để người nói cảm thấy được an ủi, chia sẻ.

Một số lỗi thường gặp trong kỹ năng lắng nghe

1. Tập trung trình bày quan điểm của bản thân
2. Không tập trung
3. Không đặt mình vào vị trí đối phương
4. Thái độ không hứng thú
5. Những thành kiến tiêu cực
6. Kiểu nghe “phòng thủ”
7. Lựa chọn vấn đề giao tiếp phức tạp
8. Không có sự chuẩn bị

Tập trung trình bày quan điểm của bản thân

Kỹ năng lắng nghe thường ít được quan tâm hơn vì nhiều người cho rằng nó không quan trọng. Chính vì vậy mà hầu hết mọi người chỉ muốn tập trung trình bày quan điểm, ý kiến cá nhân của mình, thể hiện sự nổi trội của bản thân trong đám đông. Điều này vô tình khiến họ vô tâm và thiếu đi tính khách quan khi chỉ khăng khăng bảo vệ quan điểm, chính kiến của mình.

Không tập trung

Không phải câu chuyện nào cũng thú vị và giúp chúng ta có hứng thú. Sẽ có những người không thực sự giỏi kể chuyện, điều này vô tình khiến người nghe dễ bị xao nhãng, thờ ơ với những gì mà đối phương đang cố gắng truyền tải, khiến họ cảm thấy bị tổn thương và tự ti hơn. Chính vì vậy, không tập trung vào câu chuyện với người nói là một sai lầm cần tránh để rèn luyện kỹ năng lắng nghe tốt hơn.

Không đặt mình vào vị trí đối phương

Nếu không đặt mình vào vị trí của đối phương, chúng ta có thể hiểu sai hoặc bỏ qua những thông tin quan trọng, từ đó dẫn đến sự hiểu nhầm và gây ra những xung đột không cần thiết. Bên cạnh đó, việc không đặt mình vào vị trí của đối phương cũng khiến góc nhìn của mỗi người bị bó hẹp vào một chiều, thiếu đi tính khách quan, do vậy dễ gây ra những bất đồng và khiến mối quan hệ trở nên xấu đi.

Thái độ không hứng thú

Trong suốt cuộc trò chuyện mà người nói không thấy được những tương tác tích cực từ người nghe khiến họ cảm thấy tự ti và không được tôn trọng. Điều này cũng thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của mỗi người trong giao tiếp, không ai muốn trò chuyện với một người không tập trung vào câu chuyện, đặc biệt là khi trao đổi những thông tin quan trọng.

Những thành kiến tiêu cực

Những thành kiến tiêu cực về cách ăn mặc, phong cách, giọng điệu, cách sử dụng từ ngữ, thậm chí là chủng tộc, giới tính,… sẽ cản trở việc lắng nghe hiệu quả. Khi có những dị nghị không tốt về đối phương, người nghe sẽ tỏ thái độ không tôn trọng và không muốn tập trung vào câu chuyện. Chính vì vậy, những thành kiến này sẽ là rào cản rất lớn để phát triển kỹ năng lắng nghe hiệu quả.

Kiểu nghe “phòng thủ”

Kiểu nghe phòng thủ tức là chỉ chú ý vào những điểm xấu, điểm chưa tốt nhiều hơn là những thứ tích cực, chỉ chực chờ người nói có gì sai để phản bác lại. Kiểu lắng nghe này sẽ nhanh chóng làm xấu đi mối quan hệ giữa hai bên, đồng thời không thể học hỏi, khai thác lẫn nhau để phát triển thêm.

Lựa chọn vấn đề giao tiếp phức tạp

Lựa chọn chủ đề khi giao tiếp cũng rất quan trọng để phát triển kỹ năng lắng nghe. Khi lựa chọn chủ đề quá phức tạp, người nghe có thể khó hiểu và đưa ra những phản hồi thích hợp. Điều này có thể dẫn đến nhiều bất đồng và xung đột trong mối quan hệ.

Do đó, hãy lựa chọn chủ đề giao tiếp phù hợp với đối tượng người nghe, sử dụng những câu hỏi để làm rõ nhiều khía cạnh khác nhau, gợi ý cho người nói trình bày một cách đơn giản, rõ ràng hơn nếu cần thiết. Trường hợp chủ đề quá phức tạp, hãy yêu cầu người nói tóm tắt lại điểm quan trọng nhất hoặc trình bày theo từng phần nhỏ nhằm mổ xẻ vấn đề chi tiết hơn. Điều này góp phần giúp lắng nghe hiệu quả, xây dựng và nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp với người khác.

Không có sự chuẩn bị

Thường thì mọi người chỉ chuẩn bị nói mà ít khi chuẩn bị phần lắng nghe. Nhưng mọi sự chỉ suôn sẻ và tốt đẹp hơn khi có sự chuẩn bị, tập luyện kỹ lưỡng. Kỹ năng lắng nghe không phải là bẩm sinh, mỗi người đều cần phải rèn luyện và học hỏi mỗi ngày để nâng cao nó.

Người có khả năng lắng nghe xuất sắc thường chú ý vào cảm xúc của người nói và đánh giá mọi việc theo hướng khách quan, thông cảm, tích cực và tỉnh táo. Họ sẽ tập trung quan sát nét mặt, cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể của người nói. Nói tóm lại, một người có kỹ năng lắng nghe tốt sẽ cố gắng hiểu được quan điểm người nói muốn truyền tải, đồng thời cố gắng thăm dò cảm xúc của đối phương.

>> Đọc thêm các kỹ năng liên quan:

• Kỹ năng giao tiếp

• Kỹ năng lãnh đạo

• Kỹ năng quản lý thời gian

• Kỹ năng tư duy phản biện

• Kỹ năng làm việc nhóm

• Kỹ năng quản trị

• Kỹ năng lập kế hoạch

• Kỹ năng quan sát

• Kỹ năng thuyết trình

• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

• Kỹ năng đàm phán

• Kỹ năng thuyết phục

• Kỹ năng tư duy sáng tạo

• Kỹ năng bán hàng

• Kỹ năng ra quyết định

• Kỹ năng lãnh đạo bản thân