Kỹ năng giao việc là gì? Nguyên tắc và quy trình giao việc

Giao việc cho nhân viên cấp dưới là vấn đề khiến nhiều nhà lãnh đạo phải đau đầu. Bởi làm thế nào để mỗi nhân sự đảm nhận được công việc phù hợp với vai trò, chức năng và kỹ năng của mình là một nghệ thuật giao việc mà mỗi người cần học hỏi.

Theo một nghiên cứu của Gallup, những CEO giỏi trong việc ủy ​​quyền sẽ tạo ra doanh thu cao hơn 33%. Những giám đốc điều hành này biết rằng họ không thể hoàn thành mọi việc một mình và sắp xếp nhóm của mình để giải quyết các nhiệm vụ mà họ tin tưởng rằng họ sẽ đạt được, từ đó trao quyền cho nhân viên, nâng cao tinh thần và tăng năng suất.

Kỹ năng giao việc là gì?

Kỹ năng giao việc là khả năng truyền đạt thông tin, phân chia nhiệm vụ đúng với khả năng, vai trò của từng nhân viên trong tổ chức. Giúp các nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển kỹ năng, năng lực, đồng thời đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng.

Hiện nay, có hai cách giao việc mà nhà quản lý thường áp dụng là bàn giao trực tiếp hoặc thông qua các công cụ, phần mềm hỗ trợ như Email, phần mềm, App nhân sự,… Cho dù áp dụng cách nào cũng đều cần thực hiện một cách minh bạch, công bằng và phù hợp.

Lợi ích của kỹ năng giao việc hiệu quả

1. Tăng năng suất và hiệu quả công việc
2. Giảm tải công việc cho nhà quản lý
3. Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên
4. Tăng cường sự gắn kết của nhân viên
5. Tạo ra sự tổ chức và sắp xếp công việc
6. Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể

Tăng năng suất và hiệu quả công việc

Khi công việc được giao đúng người, đúng năng lực, nhân viên sẽ có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao năng suất và hiệu quả công việc tổng thể.

Giảm tải công việc cho nhà quản lý

Giao việc hiệu quả giúp nhà quản lý giải phóng thời gian và nguồn lực để tập trung vào những công việc quan trọng hơn. Giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả công việc và có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cá nhân.

Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên

Giao việc phù hợp giúp nhân viên có cơ hội phát huy năng lực và kỹ năng của bản thân. Khi nhận được nhiệm vụ phù hợp với khả năng và quyền lợi, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin và có động lực để hoàn thành. Đặc biệt là khi đạt được thành tích tốt, được công nhận và tin tưởng từ các quản lý và đồng nghiệp, sẽ giúp khích lệ họ tham gia vào các nhiệm vụ mang tính thách thức hơn trong tương lai.

Tăng cường sự gắn kết của nhân viên

Khi giao việc một cách rõ ràng và cụ thể, nhân viên sẽ hiểu rõ nhiệm vụ của mình và những kỳ vọng mà công ty đặt ra. Điều này giúp xác định mục tiêu rõ ràng và đảm bảo rằng nhân viên biết cần làm gì và cách làm việc đạt hiệu quả nhất.

Giao việc hiệu quả cần đi kèm với việc đánh giá và công nhận sự nỗ lực của nhân viên. Khi công việc được công nhận và đánh giá đúng giá trị của nó, nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức. Điều này tạo ra một cảm giác gắn bó và động lực để tiếp tục làm việc hiệu quả.

Tạo ra sự tổ chức và sắp xếp công việc

Kỹ năng giao việc hiệu quả giúp mỗi cá nhân tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hệ thống. Có thể xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, phân chia công việc thành các giai đoạn và xác định sự phụ thuộc giữa chúng. Điều này giúp mỗi người có cái nhìn toàn cảnh về công việc và tạo ra kế hoạch chi tiết để hoàn thành công việc một cách có tổ chức.

Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể

Khi công việc được phân chia rõ ràng và mỗi thành viên trong nhóm biết rõ nhiệm vụ của mình, các thành viên có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả hơn. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy họ đóng góp vào mục tiêu chung và được công nhận về đóng góp của mình.

Khi nhân viên thấy rằng công việc của họ là quan trọng và được đánh giá cao, họ sẽ cảm thấy có động lực và sẵn lòng hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu chung. Điều này tạo ra một tinh thần đoàn kết và sự tin tưởng trong nhóm, tăng cảm giác rằng mọi người đang làm việc với nhau để đạt được thành công chung.

Ngoài ra, giao việc hiệu quả cũng giúp kiểm soát công việc và tài nguyên của nhóm một cách tốt hơn. Mọi người có thể làm việc theo lịch trình và phân chia công việc sao cho hợp lý, tránh những tình huống quá tải công việc cho một số thành viên và những người khác thì không có việc làm.

Nguyên tắc giao việc cho nhân viên cấp dưới

1. Giao việc đúng năng lực
2. Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể
3. Kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên
4. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên
5. Rút kinh nghiệm, điều chỉnh

Giao việc đúng năng lực

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất trong giao việc, bởi nó đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng thời hạn. Điều quan trọng là nhà quản lý cần nhìn ra được điểm mạnh, điểm yếu của từng người. Khi giao việc đúng năng lực, nhân viên sẽ có đủ khả năng để hoàn thành công việc, tránh bị áp lực, căng thẳng vì công việc không đúng chuyên môn của mình. Từ đó giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực, nâng cao hiệu suất làm việc và sự hài lòng của họ với công việc.

Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể

Khi công việc được phân chia rõ ràng, cụ thể, các thành viên trong nhóm sẽ có định hướng rõ ràng về trách nhiệm của mình, tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc. Điều này cũng giúp tránh sự mâu thuẫn, tị nạnh, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.

Trong nguyên tắc này, việc set deadline là điều bắt buộc để xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, bài bản và kỷ luật. Deadline cũng giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.

Kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên

Khi kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên, nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình thực tế của công việc, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh để có biện pháp xử lý phù hợp. Giúp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ, đúng chất lượng và đạt được mục tiêu đề ra.

Ngoài ra, kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên cũng giúp nhà quản lý nắm bắt được năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó có thể đưa ra những hỗ trợ và định hướng phù hợp cho nhân viên để họ phát triển và hoàn thiện bản thân.

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên

Môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ sẽ thúc đẩy sự hài lòng, tăng động lực và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên. Mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và nhà quản lý sẽ tạo ra sự hài lòng và cam kết từ phía nhân viên. Khi cảm thấy được tôn trọng, được lắng nghe và đánh giá công bằng, họ sẽ cảm thấy gắn kết với tổ chức và sẽ có xu hướng làm việc chăm chỉ hơn.

Môi trường làm việc tích cực đồng thời cũng khích lệ phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên. Khi quan hệ giữa nhân viên và nhà quản lý dựa trên sự tin tưởng và hỗ trợ, họ sẽ tự tin hơn trong việc đề xuất ý tưởng mới, tham gia vào các dự án và đạt được mục tiêu cá nhân.

Rút kinh nghiệm, điều chỉnh

Sau mỗi quy trình giao việc, quản lý nên tổ chức cuộc họp trực tiếp với nhân viên để trao đổi ý kiến và đánh giá về hiệu quả công việc đã hoàn thành. Trong trường hợp công việc chưa đạt kết quả như mong đợi, quản lý cần nhắc nhở nhân viên và cùng nhau rút kinh nghiệm. Ngược lại, nếu công việc được thực hiện tốt, quản lý nên động viên và khen ngợi nhân viên. Việc giữ thái độ khách quan và trực tiếp, cùng việc đưa ra lời khen chê rõ ràng sẽ hướng dẫn đội nhóm tiến bộ hơn.

5 Bước trong quy trình giao việc hiệu quả cho nhân viên

• Bước 1: Xác định công việc cụ thể
• Bước 2: Lựa chọn nhân sự phù hợp
• Bước 3: Giao việc
• Bước 4: Theo dõi tiến độ
• Bước 5: Đánh giá kết quả

Bước 1: Xác định công việc cụ thể

Nhà quản lý cần đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi như:

• Công việc cụ thể cần giao là gì?

• Mục tiêu của công việc là gì?

• Năng lực mà nhân viên cần có để thực hiện công việc?

• Nguồn lực cần thiết là gì?

Theo đó, cần:

• Phân tích công việc: Phân tích công việc thành các nhiệm vụ cụ thể, xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi, thời hạn và yêu cầu của công việc.

• Liệt kê các công việc cần giao: Nhà quản lý cần liệt kê tất cả các công việc cần giao cho nhân viên.

• Phân loại công việc: Theo mức độ quan trọng, cấp độ kỹ năng và thời hạn hoàn thành.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự phù hợp

Việc chọn lựa nhân sự phụ trách công việc là một quyết định quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án hoặc chuỗi hoạt động mà người quản lý đang đảm nhiệm. Để đưa ra quyết định chính xác, cần xem xét kỹ lưỡng các vấn đề sau khi phân công công việc:

• Nhân viên có đủ kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để hoàn thành công việc?

• Nhân viên có thể làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm hiệu quả?

• Nhân viên có tính cách và thái độ làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc?

Bước 3: Giao việc

Khi đã lựa chọn được người phù hợp, nhà quản lý cần giao việc một cách rõ ràng, cụ thể, đầy đủ thông tin.

• Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên nắm bắt thông tin: Cần cung cấp đầy đủ thông tin về công việc cần giao, bao gồm:

  • Mục đích, yêu cầu của công việc

  • Kết quả mong đợi

  • Các bước thực hiện

  • Thời hạn hoàn thành

  • Các nguồn lực cần thiết

• Xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên: Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ đó có thể chủ động và sáng tạo trong công việc.

• Tạo động lực cho nhân viên:

  • Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình giao việc

  • Giải thích rõ tầm quan trọng của công việc

  • Ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của nhân viên

• Thống nhất về cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin: Thống nhất cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện công việc.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Bước này giúp nhà quản lý kịp thời xác định các rủi ro và vấn đề sớm, nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Nếu nhân viên gặp khó khăn, quản lý có thể cung cấp hỗ trợ hoặc tài nguyên thêm để đảm bảo tiến trình công việc suôn sẻ.

• Gặp gỡ, trao đổi với nhân viên: Đây là cách tốt nhất để nhà quản lý nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Trong các buổi gặp gỡ, nhà quản lý nên trao đổi với nhân viên về những vấn đề họ đang gặp phải, những khó khăn cần được hỗ trợ,…

• Sử dụng các công cụ theo dõi tiến độ: Có rất nhiều công cụ theo dõi tiến độ công việc hiệu quả mà nhà quản lý có thể sử dụng, chẳng hạn như Google Tasks, Asana, Trello,… Những công cụ này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên từ xa.

Bước 5: Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình giao việc hiệu quả. Việc đánh giá kết quả công việc một cách đúng đắn sẽ giúp nhà quản lý:

• Xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.

• Phát hiện những điểm cần cải thiện để nhân viên có thể hoàn thành công việc tốt hơn trong tương lai.

• Tạo động lực làm việc cho nhân viên.

• Đánh giá hiệu quả của việc giao việc.

Những trở ngại khiến nhà quản lý giao việc không hiệu quả

• Tâm lý muốn tự làm hết: Nhiều nhà quản lý có tâm lý muốn tự làm hết mọi việc, không muốn giao việc cho nhân viên vì lo lắng công việc không được hoàn thành tốt hoặc nhân viên không đủ năng lực. Điều này khiến nhà quản lý bị quá tải, không có thời gian cho những công việc quan trọng khác, đồng thời khiến nhân viên không có cơ hội phát triển.

• Không hiểu năng lực nhân viên: Một số nhà quản lý thiếu kỹ năng quan sát, không nắm được thế mạnh – điểm yếu của từng người nên thường giao việc quá nhiều, quá khó hoặc không cung cấp đủ thông tin, nguồn lực cần thiết cho nhân viên. Điều này khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực, chán nản và không có động lực làm việc.

• Không có kỹ năng giao việc hiệu quả: Nhiều nhà quản lý không biết cách giao việc hiệu quả, không xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên khi giao việc. Khiến nhân viên không hiểu rõ công việc cần làm, không có động lực và khó hoàn thành công việc đúng thời hạn.

• Chính sách, quy trình của doanh nghiệp không phù hợp: Trong một số doanh nghiệp, chính sách, quy trình của doanh nghiệp không phù hợp với việc giao việc hiệu quả. Ví dụ, doanh nghiệp có quy định nhân viên phải xin phép cấp trên trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào. Điều này khiến nhân viên bị bó buộc, không có quyền chủ động trong công việc.

• Thiếu kiểm soát và theo dõi: Nếu nhà quản lý không thực hiện kiểm soát và theo dõi quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có thể không cảm thấy có trách nhiệm và không đạt được kết quả mong muốn. Sự thiếu quản lý có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên, mất kiểm soát về tiến độ và chất lượng công việc.

Tập thể mạnh hơn cá nhân – với kỹ năng giao việc hiệu quả, các nhà quản lý có thể cùng với nhân viên hoàn thành nhiều việc hơn với tư cách là một nhóm so với khi phải làm một mình. Kỹ năng này cũng giúp ngăn chặn tình trạng kiệt sức vì áp lực từ công việc.

Với tư cách là người quản lý, mỗi cá nhân cần có trách nhiệm nhìn ra bức tranh tổng thể để giao đúng việc cho đúng người. Nắm vững các công cụ, quy trình, phương pháp, kỹ thuật nhằm phân công công việc một cách hiệu quả.