Kế toán kho là gì? Vai trò, nhiệm vụ và kỹ năng cần có

Tùy theo từng loại hình, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, kế toán kho sẽ thực hiện những công việc khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết kế toán kho đều có vai trò, nhiệm vụ, công việc nhất định nhằm đảm bảo quy trình sản xuất trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Kế toán kho là  gì?

Kế toán kho là vị trí kế toán thực hiện theo dõi, kiểm tra hoạt động xuất nhập hàng hóa, kiểm soát số lượng hàng tồn kho, quản lý các loại chứng từ, đảm bảo số lượng cũng như chất lượng sản phẩm, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa.

Thuật ngữ kế toán kho và thủ kho thường bị nhầm lẫn với nhau, hai vị trí này có sự ràng buộc mật thiết với nhau trong công việc. Tại hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hai vị trí này có thể do một người kiêm nhiệm. Trong các doanh nghiệp đặc thù, có nhiều hàng hóa, trang thiết bị mới phân ra hai vị trí riêng biệt.

Vai trò của một kế toán kho

1. Ghi nhận và phân loại hàng hóa
2. Xử lý giao dịch hàng hóa
3. Theo dõi hàng tồn kho
4. Ghi nhận giá trị hàng tồn kho
5. Báo cáo tài chính

Kế toán kho có vai trò quản lý, kiểm soát và ghi nhận số lượng hàng hóa trong doanh nghiệp. Trong đó:

Ghi nhận và phân loại hàng hóa

Kế toán kho phải ghi nhận, phân loại hàng hóa theo các tiêu chuẩn, quy định. Bao gồm việc xác định đơn vị đo lường, mã số, mô tả và các thông tin liên quan của hàng hóa.

Xử lý giao dịch hàng hóa

Kế toán kho cần xử lý các giao dịch liên quan đến hàng hóa, bao gồm nhập kho, xuất kho, chuyển kho, điều chỉnh và kiểm kê hàng tồn kho. Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các giao dịch này trong hệ thống kế toán.

Theo dõi hàng tồn kho

Bao gồm cả hàng tồn đầu kỳ và hàng tồn cuối kỳ. Điều này giúp quản lý hiệu quả quá trình nhập xuất hàng hóa, sự cân đối giữa số lượng hàng hóa thực tế và thông tin kế toán.

Ghi nhận giá trị hàng tồn kho

Kế toán kho phải ghi nhận giá trị hàng tồn kho trong hệ thống kế toán. Chẳng hạn như việc áp dụng phương pháp định giá hàng tồn kho (như FIFO, LIFO, trung bình trọng số), tính toán giá trị hàng tồn kho theo phương pháp đã chọn.

Báo cáo tài chính

Kế toán kho cung cấp thông tin về hàng tồn kho cho bộ phận kế toán tổng hợp để thực hiện báo cáo tài chính của công ty. Thông tin này bao gồm giá trị hàng tồn kho, số lượng hàng tồn kho và các thông tin liên quan khác.

Mô tả công việc cụ thể của kế toán kho

Kế toán kho thực hiện các tác nghiệp liên quan đến kho hàng, bao gồm:

• Thực hiện quá trình xuất hàng từ kho và nhập nguyên vật liệu từ nhà cung cấp theo yêu cầu từ các bộ phận liên quan

• Cập nhật thông tin về số lượng, mẫu mã và tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu trên hệ thống phần mềm quản lý

• Hạch toán vật tư, hàng hóa, giá vốn hàng hóa, công nợ và doanh thu hàng ngày

• Lập chứng từ, hóa đơn và giấy tờ liên quan khi xuất hàng từ kho và nhập hàng vào kho, đồng thời lưu trữ và chuyển bản sao cho các bộ phận có liên quan

• Kiểm tra, thẩm định các chứng từ xuất hàng và nhập hàng theo yêu cầu

• Thực hiện kê khai thuế đầu vào và đầu ra cho hàng hóa, nguyên vật liệu

• Đối chiếu công nợ hàng hóa, nguyên vật liệu nhập vào và xuất ra theo định kỳ (tháng/quý/năm) theo yêu cầu của quản lý, lập báo cáo công nợ

• Thực hiện kiểm tra hàng hóa thực tế trong kho cùng với nhân viên kho và thủ kho, so sánh với số liệu trên hệ thống phần mềm quản lý

• Theo dõi và cập nhật sự thay đổi về hàng hóa (tăng/giảm) trên hệ thống, đối chiếu với mức tồn kho tiêu chuẩn và lập báo cáo định kỳ tới quản lý.

Trong đó:

Công việc hằng ngày

• Với hàng hóa: Kế toán kho có trách nhiệm theo dõi và thực hiện việc xuất nhập hàng hóa tại kho để cập nhật số lượng, phân loại hàng hóa. Thông qua đó, thống kê và đề xuất các phương án tích trữ hàng hóa để tránh tình trạng thiếu hụt. Sổ sách, hóa đơn cũng do kế toán kho kiểm và nộp về phòng kế toán.

• Với chứng từ: Kế toán kho kiểm kê, nộp sổ sách và hóa đơn của hàng hóa về phòng kế toán, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và chứng từ trước khi cho phép xuất hoặc nhập hàng hóa. Đồng thời, nhập thông tin và số liệu từ hóa đơn, chứng từ vào hệ thống công ty hàng ngày để tránh mất mát giấy tờ. Trong trường hợp có công nợ, kế toán kho cần lưu ý lập biên bản xác minh kịp thời.

• Quản lý kho: Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ kho hàng của doanh nghiệp. Kế toán kho cần tổ chức và sắp xếp công việc và hàng hóa một cách hợp lý, đồng thời đưa ra đề xuất về quản lý kho nhằm tăng hiệu quả công việc. Ngoài ra, kế toán kho cũng chịu trách nhiệm giải quyết những chênh lệch giữa sổ sách và tình trạng thực tế của kho hàng.

Công việc hằng tháng

• Thực hiện theo dõi việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày và cập nhật thông tin hàng hóa, đồng thời thực hiện thống kê và lập báo cáo vào cuối tháng. Giúp kế toán kho và cấp trên nắm bắt được tình hình hàng hóa hiện tại.

• Hạch toán, đối chiếu lại hóa đơn và chứng từ trong tháng, đảm bảo tính chính xác của các số liệu và chi phí, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về thu chi.

• Hoàn thành việc ghi chép chứng từ, sổ sách và thực hiện chứng nhận giấy tờ theo quy định, nhằm báo cáo với cấp trên. Đồng thời, thực hiện đối chiếu lại hàng hóa giữa sổ ghi chép và tình trạng thực tế, cung cấp cho việc báo cáo cuối tháng.

>> Xem thêm: JD là gì? Ý nghĩa, nội dung, các bước xây dựng Job Description

Một số tài khoản mà kế toán kho cần nắm vững

Nhóm tài khoản hàng tồn thuộc loại tài sản ngắn hạn, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2014/TT-BTC quy định như sau:

Yêu cầu cần có của một kế toán kho

1. Kiến thức chuyên môn
2. Kỹ năng tin học văn phòng
3. Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán
4. Kỹ năng tổ chức công việc
5. Kỹ năng giao tiếp và làm việc trong nhóm
6. Hiểu biết về quy định thuế và pháp luật liên quan
7. Khả năng giải quyết vấn đề
8. Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ

Kiến thức chuyên môn

Kế toán kho cần có kiến thức về kế toán cơ bản, bao gồm hiểu biết về kế toán nhập, xuất, tồn kho và các nguyên tắc kế toán liên quan. Nếu không có kiến thức cơ bản về kế toán, việc triển khai các công việc này sẽ khá khó khăn và tốn nhiều thời gian.

Kỹ năng tin học văn phòng

Vì công việc kế toán kho liên quan đến việc sử dụng phần mềm kế toán và công nghệ thông tin để quản lý thông tin hàng hóa, tạo báo cáo, thực hiện các tác vụ kế toán. Do đó, đây là yêu cầu không thể thiếu đối với những người làm trong bộ phận kế toán.

Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán

Kế toán kho cần biết sử dụng các phần mềm kế toán phổ biến để thực hiện các tác vụ kế toán hàng ngày như nhập liệu, tính toán, tạo báo cáo, phân tích dữ liệu. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng phần mềm kế toán để chuyên nghiệp hóa quy trình cũng như tiết kiệm thời gian.

Kỹ năng tổ chức công việc

Kế toán kho phải có khả năng tổ chức và quản lý tồn kho một cách chính xác. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng thông tin hàng hóa được cập nhật đầy đủ, kiểm tra, giám sát số lượng tồn kho, xử lý các giao dịch nhập xuất kho, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và xếp chồng một cách hợp lý.

Trong một số trường hợp, kế toán kho có thể tham gia vào các dự án quản lý kho hoặc cải tiến quy trình kế toán. Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc là rất quan trọng để lập kế hoạch, triển khai các dự án, theo dõi tiến độ và đảm bảo hoàn thành hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp và làm việc trong nhóm

Kế toán kho thường phải làm việc cùng với các bộ phận khác trong công ty như nhân viên kho, nhân viên bán hàng, cũng như phòng kế toán nói chung. Do đó, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm là rất quan trọng để họ phối hợp làm việc chặt chẽ với nhau, tránh xảy ra những sự cố, tranh cãi không cần thiết.

Hiểu biết về quy định thuế và pháp luật liên quan

Kế toán kho cần có hiểu biết về quy định thuế và các quy định pháp luật liên quan đến xuất nhập hàng hóa nhằm đảm bảo tuân thủ, thực hiện công việc kế toán theo đúng quy định. Họ có thể phải đối mặt với việc kiểm tra và thanh tra thuế thường xuyên từ cơ quan thuế. Hiểu biết về quy định thuế và pháp luật liên quan giúp kế toán kho chuẩn bị thông tin, tài liệu và hồ sơ cần thiết cho quá trình kiểm tra, thanh tra.

Khả năng giải quyết vấn đề

Kế toán kho có thể gặp phải tình trạng không khớp thông tin về số lượng hàng hóa, giá trị tồn kho, hay thông tin giao dịch trong hệ thống kế toán. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp kế toán kho phân tích nguyên nhân và tìm ra giải pháp để điều chỉnh thông tin, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Hoặc xảy ra các sai sót như nhập sai số lượng, nhập sai giá, lỗi tính toán. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp kế toán kho xác định, khắc phục các sai sót này, đảm bảo thông tin kế toán và tồn kho được cập nhật chính xác.

Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ

Trung thực là yếu tố cốt lõi để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu kế toán. Nếu không trung thực có thể dẫn đến sai sót, mất mát và thất thoát trong quản lý kho. Bên cạnh đó, kế toán kho cũng cần phải làm việc cẩn thận và chú ý đến từng chi tiết. Việc quản lý hàng hóa, thông tin kế toán yêu cầu sự chính xác và tỉ mỉ. Kế toán kho phải kiểm tra kỹ lưỡng, ghi nhận đúng thông tin về số lượng, giá trị và trạng thái của hàng hóa.

Những sai lầm thường gặp của kế toán kho

1. Không xác định mức tồn kho định kỳ
2. Không tổ chức, sắp xếp hàng hóa khoa học
3. Không kiểm tra vật tư, hàng hóa thường xuyên
4. Không chịu cập nhật, nâng cao nghiệp vụ

Không xác định mức tồn kho định kỳ

Mức tồn kho là số lượng hàng hóa cần được duy trì trong kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng trong trường hợp nguồn cung có sự thiếu hụt. Quan trọng là cần thực hiện tính toán định kỳ mức tồn kho để tránh tình trạng thiếu hàng và gây trì hoãn trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Còn nếu mức tồn kho quá cao, sẽ dẫn đến sự lãng phí hàng hóa, chiếm diện tích lưu trữ không cần thiết và gây tổn thất về thời gian sử dụng hàng hóa.

Không tổ chức, sắp xếp hàng hóa khoa học

Việc không đảm bảo sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ gây nhiều khó khăn cho quá trình kế toán kho, bao gồm việc tìm kiếm, kiểm tra và xuất nhập hàng hóa. Hơn nữa, kho bãi sẽ chiếm diện tích lưu trữ không cần thiết, dẫn đến việc phải sử dụng nguồn ngân sách để thuê kho bãi bổ sung.

Ngoài ra, việc sắp xếp hàng hóa không khoa học sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm tra hàng hóa trong kho. Nhân viên kế toán kho sẽ mất nhiều thời gian, công sức để xác định vị trí của từng mặt hàng, dẫn đến sự chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó, cần thiết phải thực hiện sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, nhằm tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.

Không kiểm tra vật tư, hàng hóa thường xuyên

Thực hiện kiểm tra định kỳ hàng hóa và vật tư sẽ giúp kế toán kho xác định các loại hàng sắp hết hạn sử dụng và hàng bị hỏng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc so sánh số lượng thực tế với thông tin trên giấy tờ.

Nếu không thực hiện kiểm tra hàng hóa và vật tư đều đặn, doanh nghiệp sẽ không thể theo dõi tình trạng và chất lượng của hàng hóa được lưu trữ trong kho một cách chính xác. Việc này có thể dẫn đến các hậu quả tiềm tàng như hàng hóa hết hạn sử dụng tiếp tục lưu trữ và được sử dụng, gây nguy cơ cho sức khỏe của người tiêu dùng. Ngoài ra, hàng bị hỏng, không đạt chất lượng cũng có thể bị lưu trữ trong kho mà không được phát hiện kịp thời, dẫn đến lãng phí tài nguyên và thiệt hại về tài sản.

Không chịu cập nhật, nâng cao nghiệp vụ

Với sự mở rộng của doanh nghiệp, sẽ có sự gia tăng về quy mô và phạm vi hoạt động của kho hàng. Điều này đồng nghĩa với việc có nhiều hàng hóa, thông tin cần được theo dõi, kiểm tra và báo cáo. Nếu không nâng cao trình độ và cải thiện quy trình quản lý, kế toán kho sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý, kiểm soát khối lượng công việc lớn, dẫn đến nguy cơ mất sót thông tin quan trọng, sai sót trong việc ghi nhận và báo cáo các giao dịch kho hàng.

Do đó, để đáp ứng được khối lượng công việc lớn trong kế toán kho, kế toán kho phải đặc biệt chú trọng vào việc nâng cao trình độ. Bao gồm việc cải thiện quy trình quản lý, áp dụng công nghệ và hệ thống phần mềm hỗ trợ, đào tạo nhân viên về kỹ năng, kiến thức kế toán kho, thiết lập các chính sách và quy trình rõ ràng. Làm như vậy, kế toán kho có thể hiệu quả quản lý khối lượng công việc lớn, đảm bảo tính chính xác và tin cậy trong quá trình ghi nhận và báo cáo về hàng hóa trong kho.

Cơ hội nghề nghiệp và thách thức của một kế toán kho

Cơ hội

• Cơ hội phát triển trong lĩnh vực kế toán: Kế toán kho có thể là một bước đầu trong sự nghiệp kế toán, cung cấp cơ hội để hiểu về quy trình kế toán tổng thể và các khía cạnh liên quan.

• Chuyển tiếp sang các vị trí quản lý: Kế toán kho có thể phát triển lên vị trí quản lý trong lĩnh vực kế toán hoặc quản lý kho, nơi họ có thể giám sát và điều hành các hoạt động quản lý hàng tồn kho.

• Cơ hội làm việc trong nhiều ngành công nghiệp: Kế toán kho là một vai trò quan trọng trong hầu hết các ngành công nghiệp, bao gồm sản xuất, bán lẻ, logistics, dịch vụ,… Điều này tạo ra nhiều cơ hội nghề nghiệp đa dạng cho kế toán kho.

• Tiềm năng tăng thu nhập: Kế toán kho có thể tận dụng cơ hội để nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm, tăng cơ hội gia tăng thu nhập và tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Thách thức

• Quản lý hàng tồn kho phức tạp: Kế toán kho phải đối mặt với việc quản lý hàng tồn kho trong một môi trường phức tạp với nhiều loại hàng hóa, đơn vị đo lường, quy trình nhập xuất, quy định của pháp luật,… Điều này đòi hỏi sự cẩn trọng và kiên nhẫn trong việc xử lý, kiểm soát hàng tồn kho.

• Áp lực thời gian và độ chính xác: Kế toán kho thường phải làm việc trong thời hạn chặt chẽ, đồng thời đảm bảo tính chính xác của thông tin hàng tồn kho. Đòi hỏi khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường áp lực và tập trung vào từng chi tiết.

• Thay đổi công nghệ và quy trình: Kế toán kho cần thích nghi với sự thay đổi công nghệ, quy trình trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho. Theo đó, kế toán kho cần sự linh hoạt, khả năng học tập liên tục để áp dụng các công nghệ mới và cải tiến quy trình.

Phân biệt kế toán kho và thủ kho

Với sự hỗ trợ của công nghệ tiên tiến, các doanh nghiệp ngày nay đã có thể sở hữu một hệ thống kế toán kho hiệu quả, chính xác và linh hoạt hơn bao giờ hết. Sự phát triển không ngừng của trí tuệ nhân tạo, công nghệ blockchain dự kiến sẽ mang đến những điều kiện mới để nâng cao tính toàn vẹn dữ liệu và đảm bảo tính xác thực trong kế toán kho.

Điều quan trọng nhất là, với vai trò ngày càng quan trọng của kế toán kho trong việc duy trì cạnh tranh và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của các chuyên gia kế toán kho là yếu tố rất cần thiết. Việc nắm vững các quy định kế toán, hiểu rõ quy trình vận hành kho, ứng dụng công nghệ một cách thông minh sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo một hệ thống kế toán kho hiệu quả và bền vững.

Một số vị trí kế toán trong doanh nghiệp:

• Kế toán doanh nghiệp
• Kế toán tài chính
• Kế toán quản trị
• Kế toán tổng hợp
• Kế toán công nợ
• Kế toán thuế
• Kế toán bán hàng
• Kế toán nội bộ