Kế toán công nợ là gì? Vai trò, mô tả công việc và yêu cầu

Không ai thích mắc nợ, nhưng đó là một phần không thể tránh khỏi khi điều hành một doanh nghiệp. Việc quản lý các khoản nợ được ghi trong sổ sách là một trách nhiệm to lớn và quan trọng của các kế toán công nợ. Công nợ không nhất thiết là điều xấu, một công ty có thể vay nợ (nợ phải trả) để mở rộng và phát triển kinh doanh.

Công nợ là gì?

Công nợ là khoản tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải trả hoặc phải thu từ người khác, nhà cung cấp hay doanh nghiệp khác. Công nợ được chia thành hai loại chính là công nợ phải thu và công nợ phải trả.

• Công nợ phải thu là khoản tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp đang chờ thu từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh của họ. Thường xuất hiện trong tình huống khi doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm/ dịch vụ cho đối phương và họ chưa thanh toán hoặc chưa trả đủ số tiền đúng hạn.

• Công nợ phải trả là khoản tiền mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp, người lao động, ngân hàng,… Đây là khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ, vay vốn,… nhưng chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ tại thời điểm đó.

Công nợ có vai trò quan trọng đối với hoạt động của cá nhân và doanh nghiệp. Đối với cá nhân, công nợ có thể giúp họ mua sắm hàng hóa, dịch vụ mà không cần phải có đủ tiền mặt ngay lập tức. Đối với doanh nghiệp, công nợ có thể giúp họ tăng cường khả năng thanh toán, mở rộng hoạt động kinh doanh. 

Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ (Accounting Liabilities) là bộ phận chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ công nợ của doanh nghiệp, bao gồm những khoản nợ phải trả hay phải thu vào. Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải huy động vốn, cho vay,… Các giao dịch này có thể chưa thanh toán ngay hoặc chỉ thanh toán trước một phần, từ đó phát sinh ra các khoản công nợ.

Bộ phận kế toán công nợ đóng vai trò rất lớn trong việc giúp lành mạnh hóa tình hình tài chính trong doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, kế toán công nợ có thể là một bộ phận chuyên trách về nhiệm vụ này, còn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì kế toán tổng hợp sẽ kiêm luôn trách nhiệm.

Các loại kế toán công nợ

Kế toán công nợ được chia thành 2 loại, bao gồm kế toán công nợ phải trả và kế toán công nợ phải thu:

• Công nợ phải trả: Những khoản doanh nghiệp phải trả cho bên thứ ba như nhà cung cấp. Bao gồm các giá trị về hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, mà doanh nghiệp chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán 1 phần.

• Công nợ phải thu: Những khoản phải thu từ khách hàng, những lần xuất sản phẩm, hàng hóa nhưng họ chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần. Kế toán công nợ cần giám sát, quy chiếu cụ thể để phân loại từng nhóm đối tượng khách hàng nhằm kiểm soát hiệu quả hơn.

Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp đều có những khoản nợ, sự chậm trễ giữa khoảng thời gian doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp so với khoảng thời gian mà doanh nghiệp phải thu về từ khách hàng là một vấn đề rất lớn. 

Chính vì vậy, kế toán công nợ sẽ đóng vai trò rất lớn trong việc đảm bảo dòng tiền được luân chuyển một cách hiệu quả. Một số vai trò của kế toán công nợ phải kể đến như sau:

• Tham gia đề xuất định hướng, tham mưu cho cấp trên bằng cách theo dõi, phân tích và đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp hiện tại

• Cung cấp cơ sở để các nhà quản lý định hướng hướng đi cho doanh nghiệp

• Đảm bảo ghi chép lại đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin nghiệp vụ thanh toán phát sinh với từng đối tượng, khoản thanh toán. Đồng thời kiểm tra và thanh toán đúng hạn, đảm bảo tránh tình trạng chiếm dụng vốn

• Kiểm tra định kỳ hoặc cuối kỳ với những trường hợp khách hàng nợ có những hoạt động mua bán thường xuyên hoặc khách hàng có số dư nợ lớn.

• Kế toán công nợ hoạt động hiệu quả sẽ góp phần lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp, hạn chế tối đa những khoản nợ xấu.

Mô tả công việc cụ thể của kế toán công nợ

Kế toán công nợ phải thu

Công nợ phải thu là những khoản tiền mà khách hàng, đối tác còn nợ doanh nghiệp sau khi đã mua hàng hóa, dịch vụ hoặc nhận các khoản thanh toán khác từ doanh nghiệp. Công nợ phải thu có thể phát sinh do bán hàng hóa, dịch vụ, cho vay, ứng trước,…

Mô tả công việc của kế toán công nợ phải thu:

• Tiếp nhận và kiểm tra nội dung hợp đồng bán hàng, bao gồm các thông tin về khách hàng, điều khoản, hình thức thanh toán,…

• Tạo, thêm mã đối tác, mã khách hàng vào hệ thống hoặc các sổ sách có liên quan nếu họ là thành viên mới

• Theo dõi, giám sát và ghi nhận những diễn biến phát sinh tăng giảm công nợ phải thu theo ngày, tháng, quý và năm

• Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà khách hàng được hưởng thông qua hợp đồng, các chính sách kinh doanh của doanh nghiệp

• Thực hiện đối chiếu công nợ với mỗi khách hàng, sau đó chốt số liệu công nợ thông qua biên bản đối chiếu công nợ của doanh nghiệp

• Lập báo cáo tổng hợp số công nợ phải thu theo yêu cầu của cấp trên

• Xây dựng kế hoạch thu hồi công nợ khi đến hạn, tham mưu, đề xuất với ban lãnh đạo về những biện pháp giải quyết những công nợ khó đòi

• Phối hợp cùng bộ phận kinh doanh để thu hồi công nợ.

Kế toán công nợ phải trả

Công nợ phải trả là những khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà trước đó doanh nghiệp này chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ.

Mô tả công việc của công nợ phải trả:

• Tiếp nhận, kiểm tra hợp đồng, bao gồm thông tin nhà cung cấp, hình thức, thời hạn thanh toán, các điều khoản thanh toán, các chính sách ưu đãi,…

• Tạo, thêm mã của nhà cung cấp vào hệ thống nếu họ là thành viên mới

• Căn cứ vào số liệu hạch toán của các bộ phận kế toán khác, kế toán công nợ cần kiểm tra tính chính xác của các giao dịch lấy hàng, tiến hành thanh toán tiền cho người bán, ghi nhận các diễn biến phát sinh tăng giảm của công nợ phải trả

• Tiến hành hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng căn cứ vào hợp đồng và các chính sách kinh doanh của bên bán

• Thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp, chốt số liệu công nợ thông qua biên bản đối chiếu công nợ, thực hiện định kỳ theo yêu cầu của cấp trên

• Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải trả theo yêu cầu của quản lý

• Lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp khi đến hạn.

Yêu cầu cần có để làm kế toán công nợ

1. Nắm vững kiến thức và các nghiệp vụ chuyên môn
2. Thành thạo máy tính và các phần mềm kế toán
3. Khả năng tham mưu
4. Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống linh hoạt
5. Trung thực, tỉ mỉ, cẩn thận

Nắm vững kiến thức và các nghiệp vụ chuyên môn

Bằng cách trang bị một nền tảng kiến thức kế toán vững chắc, mỗi người có thể thực hiện công việc một cách trôi chảy hơn, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao trong quá trình quản lý công nợ của doanh nghiệp.

Song song với đó, cần cố gắng học tập để thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn, bằng cách này, chúng ta có thể nhận biết, phân tích, giám sát công nợ theo từng đối tượng một cách hiệu quả hơn, phân loại công nợ một cách logic, tối ưu.

Thành thạo máy tính và các phần mềm kế toán

Kế toán công nợ cần phải thành thạo việc sử dụng máy tính và các phần mềm kế toán nhằm thực hiện công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm được thời gian. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, các phần mềm kế toán hữu ích cũng đa dạng và tối ưu hơn.

Các phần mềm kế toán giúp kế toán công nợ thực hiện các nghiệp vụ quản lý công nợ một cách nhanh chóng và chính xác, bao gồm việc lập hóa đơn, quản lý các khoản nợ và thanh toán của khách hàng, tạo báo cáo công nợ,… Việc thành thạo các phần mềm kế toán sẽ giúp kế toán công nợ tối ưu hóa quá trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Khả năng tham mưu

Kế toán công nợ phải thường xuyên phân tích và đánh giá các thông tin liên quan đến công nợ của khách hàng, bao gồm tình trạng thanh toán, khả năng thanh toán, các khoản nợ chưa được giải quyết và các khoản nợ bị trễ thời hạn thanh toán. Do đó, kế toán công nợ cần phải có khả năng phân tích để có thể đưa ra các đề xuất và giải pháp quản lý công nợ phù hợp. Kế toán công nợ cũng đóng vai trò tham mưu và tư vấn cho các bộ phận khác cũng như cấp trên để đưa ra các quyết định liên quan đến công nợ.

Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống linh hoạt

Kế toán công nợ phải thường xuyên giao tiếp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, để cập nhật thông tin về công nợ và đưa ra các giải pháp quản lý công nợ phù hợp. Kế toán công nợ cũng cần có khả năng giải thích các thông tin liên quan đến công nợ một cách rõ ràng và dễ hiểu cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp xuất sắc sẽ giúp họ dễ dàng truyền tải thông tin cũng như giữ mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp.

Ngoài ra, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt cũng giúp họ dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ, ví dụ như khách hàng chậm thanh toán, các khoản nợ bị quá hạn, hoặc các tranh chấp liên quan đến công nợ. Kế toán công nợ cần phải giữ được bình tĩnh và tìm cách giải quyết vấn đề một cách khách quan và công bằng.

Trung thực, tỉ mỉ, cẩn thận

Kế toán công nợ phải đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin liên quan đến công nợ, nhằm giúp doanh nghiệp quản lý các công nợ một cách hiệu quả và giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định liên quan một cách chính xác. Họ cần nhập liệu, lưu trữ dữ liệu đúng cách và đầy đủ, nhằm dễ dàng truy xuất và sử dụng lại trong tương lai.

Cơ hội nghề nghiệp của kế toán công nợ

Mỗi doanh nghiệp đều cần có người quản lý công nợ để đảm bảo hoạt động kinh doanh của họ. Do đó, kế toán công nợ cũng được xem là một nghề nghiệp tiềm năng, bằng cách bắt đầu từ việc lấy bằng cử nhân của các ngành Kế toán, Tài chính, Ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Luật,… sau đó học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để trở thành một kế toán xuất sắc.

Tuy nhiên, như bất kỳ nghề nghiệp nào khác, kế toán công nợ cũng có những thách thức riêng, trong đó, thách thức lớn nhất phải kể đến là sự phức tạp của các quy định liên quan đến công nợ. Kế toán công nợ phải nắm rõ các quy định pháp lý và luật thuế liên quan đến công nợ để đảm bảo việc quản lý được thực hiện đúng quy trình và tránh các rủi ro phát sinh.

Các khoản nợ phải trả không nhất thiết có hại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tốt nhất là hãy giữ chúng ở mức tối thiểu. Có quá nhiều nợ phải trả có thể dẫn đến việc bán tài sản để trả nợ, điều này sẽ làm giảm giá trị công ty.

Ở mặt tích cực, các khoản nợ mang lại cơ hội phát triển kinh doanh thông qua các khoản vay ngắn hạn hoặc dài hạn có thể được sử dụng để mua tài sản mới và tăng vốn chủ sở hữu. Điều này giúp doanh nghiệp biết cách lập kế hoạch mở rộng và đưa ra các lựa chọn phù hợp để sử dụng thêm các khoản vay hoặc tiếp tục với mức nợ hiện tại, với vai trò này, kế toán công nợ là bộ phận không thể để trống.

>> Các vị trí kế toán phổ biến:

• Kế toán doanh nghiệp
• Kế toán tài chính
• Kế toán quản trị
• Kế toán tổng hợp
• Kế toán thuế
• Kế toán kho
• Kế toán nội bộ
• Kế toán bán hàng