Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc và cách tính định biên nhân sự

Định biên nhân sự là một công việc quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực, giúp tổ chức đảm bảo có đủ nhân lực để đáp ứng nhu cầu hoạt động, đồng thời tránh lãng phí chi phí và nguồn lực.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên là quá trình xác định, phân loại vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên trong tổ chức. Hiểu một cách đơn giản, định biên là quá trình tính toán số lượng nhân viên cần có trong một tổ chức, doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tương lai.

Định biên nhân sự là việc xác định số lượng nhân viên cần có cho từng vị trí công việc trong tổ chức, đảm bảo đủ các điều kiện về năng lực, năng suất, kỹ năng phù hợp nhằm đáp ứng khối lượng công việc cũng như mục tiêu của tổ chức. Dựa vào đó để cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc định biên nhân sự

Đảm bảo đủ nhân lực

Định biên nhân sự giúp tổ chức đảm bảo luôn có đủ số lượng nhân viên để thực hiện các hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả. Nếu định biên không đúng, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc, gây ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng dịch vụ cũng như khả năng cạnh tranh.

Tối ưu hóa sự phân công công việc

Bằng cách xác định vai trò phù hợp cho từng vị trí, nhân viên thông qua việc phân chia công việc hợp lý, doanh nghiệp có thể tận dụng tốt năng lực, kỹ năng của mỗi người, đảm bảo nhân viên đảm nhận nhiệm vụ phù hợp với khả năng của mình. Tối ưu hóa phân công công việc trong định biên nhân sự cũng giúp tăng cường động lực cho nhân viên, giúp họ tìm được niềm vui trong công việc cũng như nỗ lực hướng về mục tiêu chung của tổ chức.

Đảm bảo hiệu suất làm việc

Khi đội ngũ nhân viên hài lòng với vai trò của họ trong doanh nghiệp, cũng như tổ chức có đủ nhân lực để đáp ứng khối lượng công việc, những điều này đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời giảm thiểu sự chồng chéo, quá tải trong công việc.

Phát triển và quản lý nhân viên

Định biên nhân sự cung cấp cơ hội để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên. Hoạt động này giúp tổ chức nhận ra các kỹ năng cần thiết để nâng cao năng lực làm việc của nhân viên hiện tại, cũng như chuẩn bị cho sự thăng tiến trong tương lai.

Kiểm soát chi phí nhân sự

Hoạt động định biên nhân sự cũng đóng vai trò trong việc kiểm soát chi phí nhân sự của tổ chức. Nếu định biên quá ít nhân viên, có thể dẫn đến sự quá tải công việc cho nhân viên hiện có và tăng nguy cơ cháy việc. Ngược lại, nếu định biên quá nhiều, tổ chức có thể phải tiêu tốn quá nhiều nguồn lực cho nhân viên không cần thiết, gây tốn kém, lãng phí nguồn lực.

Điều kiện để định biên nhân sự

Với cấp công ty:

• Định hướng chiến lược nhân sự rõ ràng, cụ thể
• Kế hoạch kinh doanh bài bản, cụ thể với ngân sách cũng như kịch bản để ứng phó với những thách thức bất ngờ.

Với cấp bộ phận:

• Xác định chi tiết vai trò, vị trí, quyền hạn công việc
• Xác định tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc hiệu quả
• Xác định kỳ vọng về mức độ thành thạo, ước lượng kết quả đầu ra của từng vị trí công việc
• Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong triển khai công việc và hệ thống quản lý dữ liệu.

Nguyên tắc tính định biên nhân sự

Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp sẽ quyết định đến số lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận, phòng ban đó. Cụ thể:

• Tỷ lệ tăng/giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/giảm của mức doanh thu, chẳng hạn: Nếu doanh thu tăng 20%, thì định biên nhân sự tăng 10%.
• Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và nhóm vị trí gián tiếp. Trực tiếp 65% với gián tiếp là 35%, giữa quản lý với nhân viên là 15% và 85%.
• Tương quan giữa nguồn ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, giữa trực tiếp và gián tiếp.

Định mức lao động

• Định mức theo khối lượng: Áp dụng đối với khối sản xuất và kinh doanh 
• Hệ chi tiêu hệ suất: Áp dụng đối với khối kinh doanh
• Đối tượng phục vụ: Áp dụng cho khối gián tiếp
• Tần suất công việc.

Tần suất và thời lượng

Dựa vào số lượng, chức vụ và thời gian thực hiện, nguyên tắc này áp dụng cho khối gián tiếp, tham khảo thông lệ từ các doanh nghiệp.

Công thức tính định biên nhân sự

Công thức tính định biên nhân sự không có một quy chuẩn chung, mà tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, nhìn chung, có thể dựa trên 3 nguyên tắc chính để tính định biên nhân sự, ví dụ:

Một cửa hàng bán sách mở cửa 7 tiếng mỗi ngày (tính cả chủ nhật và lễ tết), 7 tiếng này tương đương cho 1 ca làm việc.

Theo Luật Lao động, 1 nhân viên được nghỉ tổng là 88 ngày, bao gồm ít nhất 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép năm, 24 ngày nghỉ bù cho các ngày lễ tết mỗi năm. Khi đó, số ngày công trong 1 năm của nhân viên đó sẽ được tính như sau: 365 – 88 = 277 ngày công.

Nhằm đảm bảo đủ nhân sự cho 1 ca mỗi ngày, cửa hàng cần tuyển 365 ngày, khi đó sẽ được 365/277 = 1.32 người (Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn)

Như vậy, ta có công thức: Số nhân sự cần tuyển = N*C*1.32

Trong đó:

• N: Số nhân viên cần cho một ca làm việc
• C: Số ca làm việc của cửa hàng
• 1.32 là hệ số bù trừ 

5 Bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Bước 1. Xác định nhu cầu nhân lực

Để tính định biên nhân sự, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu nhân sự của tổ chức trong tương lai. Doanh nghiệp cần xác định:

• Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban
• Chất lượng nhân sự cần đạt được
• Cơ cấu nhân sự cần có

Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin như:

• Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp
• Chiến lược phát triển của doanh nghiệp
• Mục tiêu của từng vị trí, bộ phận, phòng ban
• Thực trạng nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp

Bước 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng định biên nhân sự là phân tích thực trạng nhân sự. Đây là hoạt động nhằm đánh giá ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích này, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố liên quan đến cả hệ thống và quy trình.

Đối với hệ thống:

• Số lượng, trình độ, kinh nghiệm, thái độ làm việc của nhân viên
• Loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ trong công việc
• Các chính sách quản lý nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật

Đối với quy trình:

• Mức độ hài lòng trong công việc
• Tính hấp dẫn, thu hút và tạo động lực trong công việc đối với nhân viên
• Văn hóa doanh nghiệp
• Mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra
• Khó khăn, thách thức của doanh nghiệp

Bước 3. Quyết định tăng hay cắt giảm nhân sự

Trên cơ sở phân tích nhu cầu và thực trạng nguồn lực, doanh nghiệp sẽ quyết định tăng, giảm nguồn nhân lực cho từng vị trí, bộ phận, phòng ban.

Tăng nguồn nhân lực khi:

• Nhu cầu về nguồn lực của doanh nghiệp tăng cao
• Nguồn nhân lực hiện tại không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp
• Doanh nghiệp cần mở rộng quy mô hoạt động

Giảm nguồn nhân lực khi:

• Nhu cầu về nguồn lực của doanh nghiệp giảm
• Nguồn nhân lực hiện tại dư thừa
• Doanh nghiệp cần cắt giảm chi phí

Bước 4. Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi hoàn thành 3 bước trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch thực hiện việc định biên nhân sự một cách hợp lý. Nếu thực hiện hiệu quả, phòng nhân sự sẽ đạt được hai mục tiêu quan trọng: tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Những thông tin cần có trong kế hoạch này:

• Kế hoạch, lịch trình tuyển dụng nhân sự phù hợp
• Kế hoạch đề bạt thăng chức, thuyên chuyển nhân sự nội bộ
• Bố trí cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự tại các phòng ban
• Cắt giảm các nhân sự không hiệu quả, thái độ không phù hợp, không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Bước 5. Đánh giá

Bước đánh giá này rất quan trọng, nhằm giúp doanh nghiệp biết được những sai sót giữa các mục tiêu và kế hoạch thực tế. Từ đó phân tích nguyên nhân để rút kinh nghiệm cho những lần định biên nhân sự trong tương lai. Ở bước này, doanh nghiệp cần:

• Thu thập thông tin về kết quả thực hiện kế hoạch
• So sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra
• Đưa ra các giải pháp cần thiết để cải thiện hiệu quả thực hiện kế hoạch.

Các phần mềm định biên nhân sự phổ biến

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm định biên nhân sự, với nhiều tính năng và mức giá khác nhau. Trong đó, một số phần mềm định biên nhân sự phổ biến phải kể đến như:

• FastWork Staffing: Phần mềm quản lý định biên nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình định biên, hoạch định nguồn nhân lực, đảm bảo nguồn lực nhân sự phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

• Amis.vn: Phần mềm quản lý nhân sự tổng thể, tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý định biên nhân sự, bao gồm lập kế hoạch định biên, phân tích nhu cầu nhân lực, theo dõi biến động nhân sự,…

• HROnline: Một phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến, cung cấp các tính năng quản lý định biên nhân sự như quản lý vị trí công việc, quản lý năng lực nhân viên, quản lý biến động nhân sự,…

• 1Office: Nền tảng quản lý tổng thể doanh nghiệp, tích hợp tính năng quản lý định biên nhân sự, giúp doanh nghiệp theo dõi và lập kế hoạch định biên nhân sự một cách hiệu quả.

• ERPViet HRM: Là giải pháp quản trị nhân sự tổng thể, cung cấp các tính năng quản lý định biên nhân sự như phân tích nhu cầu nhân lực, lập kế hoạch tuyển dụng, quản lý biến động nhân sự,…

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và bảo vệ ranh giới giữa các bộ phận và vai trò công việc trong tổ chức. Qua quá trình định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng người trong tổ chức, đồng thời tạo ra sự minh bạch và công bằng trong việc phân chia công việc, tài nguyên.

Một quy trình định biên nhân sự tốt giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, khích lệ sự phát triển cá nhân và tăng cường hiệu suất làm việc. Ngoài ra, nó cũng giúp ngăn chặn xung đột và nhầm lẫn giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo cơ hội cho sự cộng tác, phối hợp hiệu quả.