Đào tạo nội bộ là gì? Vai trò và quy trình đào tạo

Đào tạo nội bộ cho phép nhân viên xây dựng các kỹ năng có giá trị, làm quen với các xu hướng mới nhất của ngành và củng cố mối quan hệ với đồng nghiệp. Hoạt động này có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như hội thảo, khóa học trực tuyến, mô phỏng hoặc các buổi huấn luyện trực tiếp.

Đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo nội bộ là hoạt động mà doanh nghiệp cử ra các nhân viên nội bộ, những người có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dạn, thường là cấp quản lý, tiến hành đào tạo nhân viên của mình bằng các khóa học ngắn hạn. Tùy từng đối tượng đào tạo mà nội dung khóa học sẽ được xây dựng khác nhau.

Các chương trình đào tạo nội bộ thường được thiết kế phù hợp với nhu cầu và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, nhằm giúp nhân viên nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng các yêu cầu hiện tai của công việc và phát triển bản thân.

Tầm quan trọng của đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Chất lượng của đội ngũ nhân viên là yếu tố quan trọng xác định sự uy tín và sức cạnh tranh của một doanh nghiệp trên thị trường. Xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ và có khả năng đáp ứng tốt nhu cầu công việc không chỉ mang lại lợi ích nâng cao năng suất và chất lượng công việc cho doanh nghiệp mà còn đóng góp vào việc hình thành văn hóa công ty.

Các công ty tập trung vào phát triển con người sẽ tạo ra một nét văn hóa độc đáo cho doanh nghiệp. Bao gồm sự quan tâm đến việc phát triển nhân viên từ bên trong, tạo ra một văn hóa chia sẻ và tiến bộ chung.

Xác định chiến lược phát triển

Đào tạo nội bộ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các nhu cầu và thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải. Từ đó, có thể đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp để giải quyết những vấn đề này. Hoạt động này cũng giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực và kỹ năng phù hợp với chiến lược phát triển của công ty. Từ đó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Giữ chân nhân tài

Đào tạo nội bộ là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến sự phát triển của nhân viên. Việc đầu tư vào đào tạo nội bộ giúp nhân viên nâng cao kỹ năng, kiến thức, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và cơ hội thăng tiến.

Việc đào tạo có thể nhắm vào các tiêu chuẩn hiện có và các vấn đề về hiệu quả còn hạn chế. Các tổ chức có thể yêu cầu mức độ năng lực và hiệu suất của nhân viên sau khi trang bị cho họ những công cụ để đảm bảo thành công trong vai trò của họ. Nhân viên có thể chọn ở lại trong các tổ chức ưu tiên phát triển chuyên môn và kinh nghiệm cá nhân. Xây dựng đội ngũ nhân viên trung thành và tài năng có thể củng cố uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Nhân tài là gì? Cùng bậc thầy thế giới định nghĩa lại nhân tài

Lợi ích mà đào tạo nội bộ mang lại

Cho doanh nghiệp

• Nâng cao hiệu suất và năng suất lao động: Đào tạo nội bộ giúp nhân viên nâng cao kiến thức, kỹ năng và trình độ chuyên môn. Từ đó họ có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Điều này dẫn đến việc tăng năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

• Giảm thiểu sai sót và rủi ro: Đào tạo nội bộ giúp nhân viên nắm vững các quy trình, quy định, tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Cung cấp cho họ kiến thức này giúp họ thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả, giảm thiểu sai sót và rủi ro.

• Tăng cường sự gắn kết và hài lòng của nhân viên: Đào tạo nội bộ giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và đầu tư từ doanh nghiệp. Khiến họ cảm thấy gắn bó và hài lòng hơn với công việc, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và hiệu suất.

• Tạo lợi thế cạnh tranh: Đào tạo nội bộ giúp doanh nghiệp tạo ra một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và kỹ năng làm việc tốt. Điều này giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Cho người lao động

• Nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng: Giúp họ có cơ hội thăng tiến và phát triển trong nghề nghiệp.

• Tăng cơ hội việc làm: Trang bị những kỹ năng và kiến thức cần thiết để đáp ứng nhu cầu của thị trường lao động, giúp họ dễ dàng tìm được việc làm hơn.

• Nâng cao thu nhập: Khi người lao động có thể nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng, họ có thể yêu cầu mức lương cao hơn tại các doanh nghiệp khác.

• Tăng sự hài lòng trong công việc: Mức độ hài lòng trong công việc giúp người lao động giảm thiểu những căng thẳng, mệt mỏi, stress trong công việc.

Đào tạo nội bộ là một khoản đầu tư quan trọng đối với cả doanh nghiệp và người lao động. Để đào tạo nội bộ đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo cụ thể và phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng.

5 Bước trong quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Bước đầu tiên trong quy trình đào tạo nội bộ là xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên. Bước này có thể được thực hiện thông qua khảo sát, phỏng vấn, hoặc phân tích dữ liệu. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

• Kiến thức và kỹ năng hiện tại của nhân viên

• Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp

• Thay đổi trong môi trường kinh doanh

• Các xu hướng mới trong ngành

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo

Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu đào tạo, có thể dựa vào nguyên tắc đặt mục tiêu SMART, bao gồm cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn.

Mục tiêu đó có thể là:

• Nhân viên có thể sử dụng thành thạo phần mềm CRM
• Nhân viên giao tiếp hiệu quả với khách hàng

Bước 3: Thiết kế chương trình đào tạo

Ở bước này, doanh nghiệp cần thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu đào tạo đã xác định. Chương trình đào tạo cần bao gồm các nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo phù hợp. Các nội dung cần bám sát theo danh sách các kỹ năng và kiến thức cần đào tạo.

• Các phương pháp đào tạo có thể bao gồm: đào tạo trực tuyến, đào tạo trực tiếp, đào tạo thực hành, đào tạo theo dự án,…
• Các hình thức đào tạo có thể bao gồm: khóa học, hội thảo, workshop,…

Bước 4: Triển khai đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Ở bước này, doanh nghiệp tiến hành triển khai chương trình đào tạo đã thiết kế. Việc triển khai đào tạo cần được giám sát và đánh giá thường xuyên để đảm bảo hiệu quả.

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu, phương tiện và cơ sở vật chất cần thiết cho việc đào tạo
• Tổ chức đào tạo theo đúng kế hoạch

Bước 5: Đo lường, đánh giá, cải tiến

Cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành đánh giá kết quả đào tạo để xác định hiệu quả của chương trình và đề xuất các cải tiến cần thiết. Các hình thức đánh giá kết quả đào tạo có thể bao gồm: đánh giá trước và sau đào tạo, đánh giá quá trình đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo.

Các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến hiện nay

Mỗi doanh nghiệp đều có đặc điểm riêng về sản phẩm kinh doanh và cấu trúc nhân sự. Vì vậy, việc lựa chọn hình thức đào tạo nội bộ là rất quan trọng để định hướng và tối ưu hóa quá trình đào tạo, từ đó đảm bảo rằng mọi thông tin cần truyền tải được nhân sự nắm vững. Một số hình thức đào tạo nội bộ phải kể đến như:

Mentoring

Mentoring là một hình thức đào tạo dựa trên mối quan hệ giữa một người có nhiều kinh nghiệm trong nghề (Mentor) và một cá nhân ít kinh nghiệm hơn (Mentee). Trong đó, Mentor có trách nhiệm hướng dẫn, đưa ra lời khuyên nhằm giúp Mentee phát triển bản thân, đạt được những mục tiêu đã đặt ra.

Trong đào tạo nội bộ doanh nghiệp, mentoring thường được sử dụng để hỗ trợ nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với công việc và phát triển các kỹ năng cần thiết. Mentoring cũng có thể được sử dụng để phát triển các kỹ năng của nhân viên hiện tại, giúp họ thăng tiến trong sự nghiệp.

On the job training

On the job training (OJT) là một hình thức đào tạo tại chỗ, trong đó nhân viên được hướng dẫn và đào tạo trực tiếp bởi người có kinh nghiệm trong công việc. OJT thường được sử dụng để đào tạo các kỹ năng thực hành, kỹ năng kỹ thuật hoặc các kỹ năng cần thiết để hoàn thành một công việc cụ thể. Hình thức đào tạo này thích hợp khi doanh nghiệp giới thiệu các sản phẩm, công nghệ mới, ứng dụng một phần mềm mới hoặc thay đổi kế hoạch kinh doanh.

Coaching 1-1

Coaching 1-1 trong đào tạo nội bộ doanh nghiệp là một hình thức đào tạo cá nhân hóa, trong đó một người coach (huấn luyện viên) sẽ làm việc trực tiếp với một người coachee (người được huấn luyện) để giúp họ phát triển các kỹ năng, năng lực cần thiết để đạt được mục tiêu của mình.

Coaching 1-1 có thể được sử dụng để phát triển các kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm, hoặc cả hai. Đối với các kỹ năng chuyên môn, coaching 1-1 có thể giúp người coachee cải thiện kiến thức và kỹ năng thực hành của họ. Đối với các kỹ năng mềm, coaching 1-1 có thể giúp người coachee phát triển khả năng giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết vấn đề,…

Một số khó khăn trong đào tạo nội bộ tại các doanh nghiệp

Quy trình đào tạo, hệ thống kiến thức sơ sài

Đào tạo nội bộ vẫn còn là một khái niệm mới mẻ đối với nhiều doanh nghiệp. Điều này dẫn đến công tác chuẩn bị cho các buổi đào tạo còn sơ sài và thiếu chuyên nghiệp. Kiến thức đào tạo chưa được hệ thống hóa và chuẩn hóa, dẫn đến tình trạng thiếu sót, lộn xộn và trừu tượng. Bên cạnh đó, nội dung đào tạo chưa sát với thực tế cũng khiến nhân viên khó tiếp thu và vận dụng vào công việc.

Không thực tế

Thường thì các buổi đào tạo diễn ra trong thời gian khá ngắn và chứa đựng một lượng kiến thức lớn, gây khó khăn cho nhân viên trong việc tiếp thu. Họ có thể cảm thấy áp lực và căng thẳng khi phải tiếp nhận một lượng thông tin khổng lồ mà không thể ghi nhớ hết được, cũng như khó áp dụng vào công việc thực tế. Hơn nữa, sau mỗi buổi đào tạo, nếu không có cơ hội để củng cố kiến thức đã học, dẫn đến việc họ quên đi những gì đã học rất nhanh. Điều này không chỉ làm mất hiệu quả của quá trình đào tạo nội bộ mà còn làm mất động lực của nhân viên để tiếp tục học tập.

Ngân sách hạn chế

Đào tạo nội bộ có thể đòi hỏi nhiều tài nguyên, bao gồm nhân lực, thời gian và tiền bạc. Nếu doanh nghiệp không có đủ ngân sách, quá trình đào tạo có thể bị hạn chế về quy mô và chất lượng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả của nó. Hoặc doanh nghiệp có thể phải cắt giảm chi phí cho các khóa đào tạo, dẫn đến chất lượng đào tạo thấp hơn.

Thời gian eo hẹp

Trong môi trường kinh doanh, nhân viên thường có lịch trình bận rộn với nhiều nhiệm vụ và dự án cần hoàn thành. Việc dành thời gian đào tạo có thể xung đột với các yêu cầu công việc khác, khiến cho lượng thời gian eo hẹp. Hơn nữa, trong các tổ chức lớn, việc đào tạo nội bộ phải áp dụng cho một số lượng lớn nhân viên. Việc tìm thời gian chung phù hợp để tất cả nhân viên tham gia đào tạo có thể gặp khó khăn, đặc biệt khi có nhân viên làm việc ở các múi giờ và địa điểm khác nhau.

Người thực hiện đào tạo chưa đủ chuyên môn

Trình độ chuyên môn của người thực hiện đào tạo là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng của chương trình đào tạo. Khi người thực hiện đào tạo không có đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn, họ sẽ khó có thể truyền đạt kiến thức một cách chính xác và hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến một số vấn đề như:

• Nhân viên không tiếp thu được kiến thức và kỹ năng cần thiết

• Nhân viên cảm thấy không hài lòng với quá trình đào tạo

• Chương trình đào tạo không đạt được mục tiêu đề ra.

Nhân sự thiếu chủ động

Khi nhân viên thiếu chủ động, họ sẽ không có động lực để tham gia đào tạo, không tích cực tiếp thu kiến thức và không áp dụng được những kiến thức đã học vào công việc thực tế. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, chẳng hạn:

• Nhân viên không nhận thức được tầm quan trọng của đào tạo: Nhiều nhân viên cho rằng đào tạo là một hoạt động bắt buộc, không mang lại nhiều lợi ích cho bản thân

• Chương trình đào tạo không phù hợp với nhu cầu của nhân viên: Khi chương trình đào tạo không đáp ứng được nhu cầu của nhân viên, họ sẽ không thấy hứng thú và không có động lực tham gia

• Phương pháp đào tạo không hiệu quả: Khi phương pháp đào tạo không hấp dẫn, không kích thích được sự chủ động của nhân viên, họ sẽ dễ dàng bị xao nhãng và không tiếp thu được kiến thức.

Thực hành là một phần quan trọng của công tác đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp. Bởi nó cho phép nhân viên ứng dụng kiến thức của mình vào các tình huống thực tế. Tại đây, họ có thể áp dụng những gì đã học trong môi trường được kiểm soát, giúp tăng cường sự tự tin và giải quyết gọn gàng vấn đề mà không gây hậu quả. Điều này cũng giúp họ được nhận phản hồi ngay lập tức cũng như xác định các lĩnh vực cần cải thiện.