Bản đồ chiến lược là gì? Các bước tạo Strategy Map

Bản đồ chiến lược giúp tổ chức hình dung rõ ràng về các mục tiêu trong khi xem xét các khía cạnh khác nhau sẽ định hình hoặc được định hình bởi chiến lược. Bản đồ chiến lược rất hữu ích nhằm truyền đạt nhanh chóng các mục tiêu tổng thể tới ban lãnh đạo, giám đốc điều hành và các bên liên quan quan trọng khác.

Bản đồ chiến lược là gì?

Bản đồ chiến lược (strategy map) là phương pháp lập kế hoạch chiến lược được sử dụng để biểu diễn một cách trực quan, logic các mục tiêu chiến lược của một tổ chức và cách mà các mục tiêu này liên quan, ảnh hưởng đến nhau. 

Bản đồ cấp chiến lược được dùng trong quản lý chiến lược doanh nghiệp như một công cụ hình ảnh giúp minh họa mối quan hệ giữa các mục tiêu chiến lược trong bốn khía cạnh chính của mô hình BSC (Balanced Scorecard) hay Thẻ điểm cân bằng: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học tập & Phát triển. Đây là một phần không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch và triển khai chiến lược.

Bằng cách áp dụng bản đồ chiến lược, doanh nghiệp cung cấp cho các nhà lãnh đạo và nhân viên biết hiểu rõ mục tiêu và định hướng phát triển của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian ngắn nhất. Bản đồ chiến lược cần ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu để quá trình xây dựng và hoạch định chiến lược trở nên hiệu quả hơn.

Vai trò của bản đồ chiến lược trong doanh nghiệp

Bản đồ chiến lược giúp doanh nghiệp hình dung mục tiêu của mình và xem các quyết định có thể tác động đến tất cả các lĩnh vực của tổ chức như thế nào. Những lợi ích chính của việc lập bản đồ chiến lược bao gồm:

1. Thiết lập mục tiêu có chủ ý hơn
2. Tăng cường sự tham gia của tổ chức
3. Quản lý rủi ro tốt hơn

Thiết lập mục tiêu có chủ ý hơn

Bản đồ chiến lược giúp doanh nghiệp kết nối các mục tiêu lớn, bao quát của tổ chức với các bước cụ thể, có thể thực hiện được. Ví dụ, tăng lợi nhuận là một mục tiêu kinh doanh chung nhưng lại thiếu thông tin về các bước hành động cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Với bản đồ chiến lược, doanh nghiệp có thể thấy những thứ như trải nghiệm của khách hàng, quy trình nội bộ và kiến ​​thức nội bộ có thể tác động trực tiếp đến lợi nhuận như thế nào.

Tăng cường sự tham gia của tổ chức

Bản đồ chiến lược có thể trải rộng trên tất cả các phòng ban và khu vực trong tổ chức, cung cấp thông tin chi tiết về cách các nhóm khác nhau sẽ đóng góp cho mục tiêu của doanh nghiệp, đảm bảo mọi người đều thống nhất về mục tiêu và kỳ vọng kinh doanh. Ngoài ra, sự gắn kết của nhân viên tăng lên khi mọi người có thể thấy rõ vai trò của họ đóng góp như thế nào vào thành công chung của doanh nghiệp.

Quản lý rủi ro tốt hơn

Trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh ngày nay, việc nhanh chóng chuyển từ lập kế hoạch chiến lược sang thực hiện là điều cần thiết. Bản đồ chiến lược khuyến khích doanh nghiệp chậm lại và xem xét các mục tiêu của mình từ mọi góc độ, đảm bảo đưa ra quyết định tốt nhất cho toàn bộ tổ chức.

5 Yếu tố cốt lõi của bản đồ chiến lược

1. Yếu tố tài chính
2. Yếu tố xác định mục tiêu khách hàng
3. Yếu tố quy trình
4. Yếu tố học tập và phát triển

Yếu tố tài chính

Lợi nhuận = (Số lượng sản phẩm bán được x Giá trị sản phẩm x Số lần mua) – Chi phí

Mỗi doanh nghiệp cần tìm ra các giải pháp tối ưu để gia tăng lợi nhuận. Trong yếu tố tài chính, có hai nhóm chiến lược quan trọng có thể được áp dụng để đạt được mục tiêu này, bao gồm tập trung vào nâng cao năng suất (mục tiêu ngắn hạn) và tăng trưởng doanh thu (mục tiêu dài hạn).

Trên thực tế, có nhiều biện pháp có thể giúp gia tăng lợi nhuận bằng cách kết hợp giữa mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. Ví dụ, mục tiêu tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên trong thời gian ngắn có thể được đạt được bằng cách tăng hiệu quả làm việc lên 45%. Đồng thời, các phương án đào tạo nhân sự để nâng cao kỹ năng có thể đem lại hiệu quả lâu dài.

Yếu tố xác định mục tiêu khách hàng

Bản đồ chiến lược đóng vai trò quan trọng trong việc định vị giá trị khách hàng. Doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc sau đây để đạt được thành công:

• Dẫn đầu sản phẩm: Doanh nghiệp nên đầu tư vào nghiên cứu, thiết kế và phát triển sản phẩm với mục tiêu dẫn đầu trong lĩnh vực đó.

• Vận hành hiệu quả: Nguyên tắc này đảm bảo cung cấp sản phẩm/ dịch vụ đáng tin cậy với mức giá phù hợp, mang lại lợi ích cao cho khách hàng.

• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Chiến lược này tập trung vào việc cung cấp sản phẩm/ dịch vụ cá nhân hóa để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành.

Yếu tố quy trình

Yếu tố quy trình được xem như một công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đạt được mục tiêu về tài chính và hài lòng khách hàng. Để đồng bộ với các hoạt động liên quan đến khách hàng, sáng tạo và cộng đồng, hầu hết doanh nghiệp phải lập kế hoạch và cải tiến quy trình của mình.

• Nhóm quy trình quản lý vận hành cốt lõi: Bao gồm các quy trình quản lý và vận hành hằng ngày của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo hiệu suất và hiệu quả trong các quy trình sản xuất, cung ứng, vận chuyển, quản lý hệ thống nội bộ.

• Nhóm quy trình đổi mới: Tập trung vào việc phát triển và thúc đẩy sáng tạo, sự phát triển sản phẩm/ dịch vụ mới, công nghệ tiên tiến, quy trình cải tiến liên tục để thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi.

• Nhóm quy trình quản lý khách hàng: Bao gồm các quy trình liên quan đến tạo lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng, từ việc tiếp nhận yêu cầu, tư vấn, hỗ trợ khách hàng, quản lý thông tin khách hàng, đến việc giải quyết khiếu nại và xây dựng lòng trung thành.

• Nhóm quy trình xã hội và cải thiện cộng đồng: Tập trung vào việc thực hiện các hoạt động xã hội có trách nhiệm và cải thiện cộng đồng, bao gồm chương trình bảo vệ môi trường, ủng hộ cộng đồng địa phương, thực hiện các hành động xã hội có ý nghĩa.

Yếu tố học tập và phát triển

Mục tiêu học tập và phát triển trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao kỹ năng, phát triển khả năng của nhân viên. Dù có thể được xem là mục tiêu phụ trong chiến lược tổ chức, nhưng chúng vẫn liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu khác trên bản đồ chiến lược. Mục tiêu học tập và phát triển cung cấp nền tảng để xây dựng và thúc đẩy các mục tiêu khác, không kể vị trí của chúng trên bản đồ chiến lược.

6 Bước xây dựng bản đồ chiến lược

• Bước 1: Xác định tầm nhìn sứ mệnh
• Bước 2: Hiểu rõ môi trường ngành
• Bước 3: Xác định chiến lược kinh doanh
• Bước 4: Làm bật các mối quan hệ nhân quả
• Bước 5: Biểu thị chủ đề trong bản đồ chiến lược
• Bước 6: Lập bản đồ chiến lược

Bước 1: Xác định tầm nhìn sứ mệnh

Trong quy trình tạo bản đồ chiến lược, bước xác định tầm nhìn sứ mệnh rất quan trọng. Bước này giúp doanh nghiệp xác định mục đích, giá trị cốt lõi và định hướng phát triển của mình.

Tầm nhìn là mô tả mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai. Tầm nhìn cần rõ ràng, có thể đo lường được và có tính thách thức. Sứ mệnh là tuyên bố tập trung vào nội bộ, mô tả mục đích và các hoạt động mà doanh nghiệp đang hướng tới. Sứ mệnh cần ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu, đồng thời phải truyền tải được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Bước 2: Hiểu rõ môi trường ngành

• Phân tích môi trường vĩ mô: Phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô như kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ,… để xác định các xu hướng và tác động của chúng đến doanh nghiệp.

• Phân tích ngành: Phân tích các yếu tố môi trường ngành như cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp,… để xác định vị thế của doanh nghiệp trong ngành.

• Phân tích đối thủ cạnh tranh: Phân tích các đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp của doanh nghiệp để xác định điểm mạnh, điểm yếu của họ.

Thông qua các hoạt động này, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan về môi trường xung quanh, từ đó xác định được các cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt. Đây là những thông tin quan trọng để doanh nghiệp xây dựng chiến lược phù hợp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.

Bước 3: Xác định chiến lược kinh doanh

Trong quy trình xây dựng bản đồ chiến lược, cần xác định chiến lược kinh doanh. Doanh nghiệp cần xác định rõ những mục tiêu mà mình muốn đạt được trong thời gian ngắn hạn và dài hạn. Các mục tiêu này phải tuân thủ nguyên tắc SMART, bao gồm cụ thể, đo lường được, khả thi và có liên quan đến sứ mệnh, tầm nhìn của doanh nghiệp.

Đồng thời xác định các chiến lược cốt lõi, đây là những chiến lược quan trọng nhất, có tác động trực tiếp đến việc đạt được các mục tiêu chiến lược. Doanh nghiệp cần lựa chọn những chiến lược cốt lõi phù hợp với đặc điểm, cũng như khả năng giúp doanh nghiệp cạnh tranh thành công trên thị trường.

Chiến lược được xác định trong bước này sẽ là nền tảng cho việc xây dựng các yếu tố còn lại của bản đồ chiến lược, bao gồm yếu tố khách hàng, yếu tố quy trình nội bộ và yếu tố học tập – phát triển.

Bước 4: Làm bật các mối quan hệ nhân quả

Đây là bước xác định và thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu chiến lược trong bản đồ. Mối quan hệ nhân quả này thể hiện cách thức một tổ chức tạo ra giá trị cho khách hàng và thị trường.

Các mục tiêu chiến lược có thể có mối quan hệ nhân quả với nhau. Mối quan hệ này thể hiện cách thức một mục tiêu tác động đến một mục tiêu khác. Ví dụ, mục tiêu “Tăng thị phần” có thể tác động đến mục tiêu “Tăng doanh thu”.

Mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu được thể hiện bằng mũi tên. Mũi tên hướng từ mục tiêu nguyên nhân sang mục tiêu kết quả. Ví dụ, mũi tên từ mục tiêu “Tăng thị phần” sang mục tiêu “Tăng doanh thu” thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa hai mục tiêu này. Bước này giúp tổ chức hiểu rõ cách thức tạo ra giá trị cho khách hàng và thị trường. Từ đó, có thể điều chỉnh chiến lược của mình cho phù hợp.

Bước 5: Biểu thị chủ đề trong bản đồ chiến lược

Biểu thị chủ đề trong bản đồ chiến lược nhằm thể hiện các chủ đề chiến lược của tổ chức thông qua các yếu tố của bản đồ chiến lược. Các chủ đề chiến lược là các định hướng chiến lược quan trọng mà tổ chức muốn đạt được. Chúng thường được thể hiện dưới dạng các mục tiêu, giá trị hoặc sứ mệnh của tổ chức.

Bước này giúp cho các chủ đề chiến lược của tổ chức được thể hiện một cách rõ ràng và cụ thể. Là cơ sở để tổ chức có thể dễ dàng theo dõi và triển khai các mục tiêu chiến lược của mình.

Bước 6: Lập bản đồ chiến lược

Cuối cùng, tiến hành lập bản đồ chiến lược, mục tiêu là thể hiện rõ những giá trị của tổ chức và tác động của chúng đến sự học hỏi và phát triển nội bộ. Điều này giúp cải thiện quy trình làm việc và tăng sự hài lòng của khách hàng, đồng thời đạt được mục tiêu tài chính đã đề ra. Một bản đồ chiến lược được thiết kế tốt sẽ giúp thể hiện một cách cân bằng và dễ dàng truyền tải thông điệp, chiến lược của tổ chức.

Các phần mềm hỗ trợ vẽ bản đồ chiến lược

Hiện nay đã có rất nhiều phần mềm hỗ trợ vẽ bản đồ chiến lược, cả phần mềm miễn phí và trả phí. Trong đó, các phần mềm phổ biến bao gồm:

• Microsoft Visio: Đây là phần mềm vẽ sơ đồ chuyên nghiệp của Microsoft. Nó cung cấp nhiều tính năng và công cụ mạnh mẽ để tạo bản đồ chiến lược, bao gồm các mẫu, biểu tượng và hướng dẫn.

• Edraw Max: Phần mềm vẽ sơ đồ trực tuyến và ngoại tuyến. Cung cấp nhiều tính năng và công cụ tương tự như Microsoft Visio, nhưng có giao diện người dùng đơn giản và dễ sử dụng hơn.

• Lucidchart: Một phần mềm vẽ sơ đồ trực tuyến. Cung cấp các tính năng và công cụ tương tự như Edraw Max, nhưng có khả năng cộng tác trực tuyến.

• Canva: Phần mềm đã quá quen thuộc với hầu hết người dùng. Canva cung cấp nhiều mẫu và biểu tượng để tạo bản đồ chiến lược, nhưng có thể không phù hợp với các tổ chức lớn hoặc phức tạp.

Ngoài ra, còn có một số phần mềm hỗ trợ vẽ bản đồ chiến lược chuyên biệt, được phát triển bởi các công ty tư vấn chiến lược. Các phần mềm này thường cung cấp các tính năng và công cụ được thiết kế riêng cho việc lập kế hoạch, quản lý chiến lược.

Bản đồ chiến lược không chỉ giúp tổ chức tập trung vào mục tiêu chung, mà còn tạo ra một khung nhìn toàn cảnh về tương lai, giúp định hình các ưu tiên và đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn. Bản đồ chiến lược không chỉ là một tài liệu tĩnh mà cần được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên theo sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Việc theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện bản đồ chiến lược cũng rất quan trọng để đảm bảo sự linh hoạt và phản hồi nhanh chóng trong việc thay đổi chiến lược khi cần thiết.